Será que é tão produtivo quanto poderia ser?

Se está a ler isto é porque estas perguntas lhe passam pela cabeça:

• Será que sou tão produtivo quanto poderia ser?
• Será que consigo ser mais produtivo?
• Como é que consigo otimizar o meu trabalho e fazer mais em menos tempo?

Há vários métodos e mindsets para aumentar a sua produtividade. Temos como exemplo o Princípio de Pareto, que afirma que 80% dos lucros provêm de 20% dos esforços. Se quiser ler um pouco sobre o Princípio de Pareto, pode consultar este artigo: “Foco no médio-prazo: 5 passos para o sucesso”. Mas há outros métodos que deverá ter em conta se quiser melhorar a sua produtividade. É por isso que lhe trazemos a Matriz de Eisenhower.

A Matriz de Eisenhower parte da ideia de que nós, seres humanos, temos pouco jeito para saber a que devemos dar prioridade. Segundo um estudo publicado no Journal of Consumer Research e intitulado “The Mere Urgency Effect”, as pessoas tendem a dar prioridade às tarefas cujo prazo é mais curto, ao invés das mais importantes que poderiam gerar maiores resultados.

As boas notícias? É que este efeito pode ser contrariado quando pensamos nas consequências das escolhas no momento de decidir a tarefa que vamos realizar.

Isto significa que, desde que projete a importância a longo prazo das suas tarefas, conseguirá superar as distrações urgentes que lhe vão surgindo e focar-se no que realmente importa.

O que é a Matriz de Eisenhower

Foi Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente norte americano que batizou esta matriz, ao reconhecer a necessidade de gerir melhor o seu tempo durante a II Guerra Mundial. O antigo presidente desenvolveu um modelo que lhe permitia ser mais produtivo e classificar as suas tarefas com base na sua importância e urgência.

A Matriz de Eisenhower ajuda-o a escolher a que tarefas deve dar prioridade tendo em conta a sua urgência e a sua importância. Após esta classificação poderá escolher quais as tarefas em que se deve focar, quais deve delegar e quais deve ignorar.

“A maior parte das coisas que são urgentes não são importantes e

a maior parte das coisas que são importantes não são urgentes”

-Dwight D. Eisenhower

A Matriz de Eisenhower divide-se em 4 quadrantes:

• Importante e Urgente
• Importante e Não Urgente
• Não Importante e Urgente
• Não Importante e Não Urgente

1. Quadrante Importante e Urgente

Este é o primeiro quadrante, aquele onde tem de se focar mais em resolver as tarefas imediatamente. As tarefas que caem aqui têm a prioridade mais alta possível e deve concluí-las o mais depressa possível, pois acarretam consequências importantes.

2. Quadrante Importante e Não Urgente

Neste quadrante encontramos as tarefas que o ajudam a cumprir os seus objetivos a longo prazo. Estas tarefas podem não ter um dia de entrega pois estão mais relacionadas com o seu desenvolvimento pessoal ou com atividades mais estratégicas e por isso pode cair na tentação de não lhes dar prioridade face às tarefas mais urgentes.

No entanto, deve reconhecer a importância destas tarefas e colocá-las à frente das tarefas não importantes e urgentes, pois têm um efeito muito mais importante nos objetivos a longo prazo. Neste quadrante deve focar-se nas oportunidades que o fazem crescer e atingir os objetivos com que sonha.

3. Quadrante Não importante e Urgente

Este quadrante está relacionado com as tarefas com uma urgência superficial.

Normalmente estas são tarefas que envolvem as prioridades de terceiros, e são as que normalmente atrapalham os dias de trabalho.

Um foco neste quadrante pode levá-lo a pensar que está a desperdiçar o seu tempo em atividades de menor importância ao invés de crescer pessoal e profissionalmente. Por isso, quando possível, delegue estas tarefas a outras pessoas ou pelo menos apenas lhes dê atenção depois daquelas que estão nos primeiros quadrantes.

4. Quadrante Não importante e Não urgente

O último quadrante refere-se às tarefas que nem são importantes nem urgentes. Ou seja, são as tarefas que mais tempo lhe tiram que não contribuem em nada para o seu progresso ou para os seus objetivos a longo prazo. Estas são as atividades em que deve cortar imediatamente, pois prejudicam mais do que fazem bem.

Aplicação da Matriz de Eisenhower

O princípio mais importante quando falamos da Matriz de Eisenhower é exatamente a capacidade de classificar as tarefas por níveis de urgência e de importância. As pessoas tendem a pensar que as tarefas urgentes são inerentemente importantes, mas não é verdade. É graças a esta distinção que conseguirá trabalhar de forma mais produtiva.

E como aprende a classificar as tarefas segundo estes critérios?

As tarefas urgentes são as que têm um prazo de validade claro e que requerem uma ação imediata. As tarefas urgentes têm consequências claras e um caráter reativo, que o fazem querer resolvê-las o mais depressa possível. Não há forma de fugir destas tarefas, mas investir muito tempo a apagar fogos pode acabar por fazê-lo sentir-se extremamente stressado com assuntos que acrescentam pouco valor.

Já as tarefas importantes são aquelas que contribuem para os seus objetivos a longo prazo, para os seus valores e para o seu desenvolvimento pessoal. Como, normalmente, não se veem resultados imediatos, são as tarefas mais negligenciadas, mas acabam por ser também as mais importantes. Estas tarefas requerem um maior planeamento e dependem altamente do que é importante para si: onde quer investir o seu tempo, energia e atenção?

Após classificar a tarefa num destes quadrantes, eis como deve reagir:

• Quadrante Urgente e Importante: fazer a tarefa imediatamente.
• Quadrante Não Urgente e Importante: calendarizar a tarefa.
• Quadrante Urgente e Não Importante: delegar a tarefa noutra pessoa, sempre que possível.
• Quadrante Urgente e Não Importante: ignorar a tarefa por completo.

Descubra os benefícios da Matriz de Eisenhower

Agora que já entende o que é a Matriz de Eisenhower e como aplicá-la, resta perceber o que lhe espera depois de começar a usá-la no seu dia-a-dia. Vamos ver passo a passo, todas as vantagens da Matriz de Eisenhower.

1. É simples de aplicar

A primeira vantagem é a simplicidade da aplicação da Matriz de Eisenhower. Ao contrário de outros métodos mais conceptuais, esta matriz oferece uma aplicação prática e fácil de seguir. Com a Matriz de Eisenhower os critérios e a ordem de seleção das tarefas ficam mais claros, e facilitam imenso a organização dos seus dias.

2. Reduz a ansiedade

A Matriz de Eisenhower também o ajuda a atingir um balanço mais saudável entre a sua vida profissional e a sua vida pessoal. Esta matriz ajuda-o a focar-se no que realmente importa e a não perder tempo em tarefas secundárias, incentivando-o a delegar muitas delas. Vai deixar de pensar no que tem de fazer, para começar a pensar no que deve fazer.

3. Fá-lo pensar estrategicamente

E por último, a mais importante: a Matriz de Eisenhower é uma muleta estratégica. Ajuda-o a focar-se nas tarefas urgentes que têm prioridade, ajuda-o a perceber onde quer investir a maior parte do seu tempo para atingir os seus objetivos a longo prazo, e a deixar de perder tempo nas restantes tarefas que não trazem benefícios quase nenhuns.