Com pressa para começar, por vezes, as pequenas empresas esquecem-se da importância de escolher uma impressora fiável. Utilizar a sua impressora doméstica ou escolher uma em segunda mão pode acabar por lhe sair muito caro. As impressoras mais recentes, uma impressora com jato de tinta de baixo custo ou uma impressora laser de alta produtividade, vão ajudá-lo a poupar tempo, esforço e dinheiro.

Estas são algumas das coisas que deve considerar ao escolher uma impressora para a sua empresa.

Impressoras a laser

Houve uma época em que as impressoras a laser eram substancialmente mais caras do que as restantes, mas felizmente isso já não é bem assim. Atualmente, há uma vasta gama de modelos, incluindo impressoras com impressão completa a cores e alta produtividade para maiores trabalhos de impressão. Se apenas precisa de uma impressora para correspondência e faturação, uma impressora a preto-e-branco pode ser suficiente.

Normalmente, uma impressora a laser pode imprimir mais páginas por minuto (ppm) do que uma impressora a jato de tinta, porque uma impressora a laser utiliza o tinteiro ao longo de toda a largura da página com um tambor giratório, enquanto o jato de tinta usa uma cabeça de impressão que tem de se deslocar para trás e para frente através do papel. Esta tinta também necessita de tempo para secar, prolongando mais todo o processo de impressão.

Apesar dos cartuchos da impressora a laser serem, muitas vezes, mais caros do que as recargas de impressoras a jato de tinta, tal é compensado pelo facto de poderem imprimir mais páginas antes de serem substituídos. O número de páginas que um cartucho pode imprimir é conhecido como “rendimento de páginas”. Se necessitar de imprimir com muita frequência, é muito importante que compare os rendimentos de páginas, bem como averigue o custo do tinteiro ou cartucho antes de escolher a sua impressora. Afinal de contas, o custo de substituição dos tinteiros supera o preço de compra inicial, pelo que é fundamental garantir que a impressora que escolher será rentável a longo prazo.

Impressoras a jato de tinta

Estas impressoras podem levar mais tempo a imprimir, mas podem conseguir resultados impressionantes. Ao combinar as corretas configurações de impressão no seu computador com o papel adequado, papel fotográfico brilhante ou papel-cartão pesado, pode criar impressões de qualidade profissional ao preço da chuva. É importante ter em mente que a impressão de qualidade superior, muitas vezes usa mais tinta, e que os cartuchos de jato de tinta têm capacidade para menos páginas e necessitam de ser substituídos com mais frequência do que os outros. Estas máquinas são extremamente versáteis, podendo imprimir desde elegantes cartões monocromáticos até fotografias a cores – são ideais para pequenas empresas sensíveis aos custos. É possível escolher entre uma gama de recursos integrados, como controlo do ecrã tátil ou conectividade sem fios. Além disso, estas impressoras são equipamentos muito compactos, o que é uma mais valia quando não há muito espaço no escritório. Para as pequenas empresas que preferem a cópia digital em vez da cópia impressa, o jato de tinta é uma boa opção pois tende a ter um custo inferior às impressoras a laser e os cartuchos de substituição são muito mais baratos. Se apenas precisa de fazer impressões ocasionalmente, a maior lentidão das impressoras a jato de tinta e a menor capacidade de páginas dos respetivos cartuchos não serão um problema. Importa também não esquecer que a tecnologia de jato de tinta está em constante evolução e, atualmente, estas impressoras são muito mais eficientes do que eram há alguns anos.

Impressoras multifunções

Muitas pequenas empresas dependem de colaboradores que trabalham arduamente e desempenham várias funções. Da mesma forma, as impressoras multifunções executam as tarefas de um variado número de máquinas – impressão, digitalização, cópia e fax – e encontram-se disponíveis nos modelos a laser e jato de tinta. Algumas impressoras multifunções, oferecem ainda mais recursos, como a impressão na frente e verso que reduz para metade os custos de papel, ligação sem fios ao seu smartphone e rede de computadores do seu escritório e até mesmo a capacidade de digitalizar e guardar documentos. Estas impressoras podem ser um pouco maiores do que uma impressora padrão, no entanto, é óbvio que ocupam menos espaço do que três ou quatro máquinas separadas. Na compra de uma impressora, o segredo é escolher uma que se adapte ao funcionamento da sua empresa. Pense em como vai utilizá-la, a quantidade a imprimir, se necessita de todas as cores, se quer incluir funções como digitalização e envios de fax. Além disso, tenha em conta as suas necessidades a longo-prazo, para evitar ter de trocar de impressora muito cedo.