Um escritório divertido é um escritório produtivo

É importante num escritório ter o equilíbrio correto de diversão, criatividade e inspiração – quebrar tal equilíbrio pode resultar no sacrifício de produtividade e moral da equipa. O mesmo equilíbrio se aplica para outras áreas comuns na empresa, tal como a cozinha e uma sala de estar, pois é crucial que os funcionários tenham um local para aliviar o stress e relaxar, o que consequentemente resulta em trabalho mais colaborativo.

Com a constante evolução nas formas de trabalhar, um escritório tem de ser capaz de se adaptar respetivamente, sem comprometer a qualidade de trabalho e felicidade do pessoal. Para as salas de repouso comuns, criar um espaço inspirador não tem que ser difícil. Aqui apresentamos algumas ideias de design de interiores para o seu escritório, que pode implementar com o objetivo de inspirar mais quem as usa:

Fazer a sala de almoço sentir como se estivesse em casa

Para quem passa tantas horas no local de trabalho, por vezes sente falta de ter um espaço onde se possa sentir em casa. A sala de almoço, ou cozinha, é o lugar ideal para adicionar pequenos detalhes que façam os empregados sentirem-se um pouco mais em casa, pois irão juntar-se nestas divisões para conversar, ter alguns encontros informais e principalmente, para relaxar. Estes ajustes poderão certamente encorajar os trabalhadores mais agarrados à secretária, a tirarem o seu tão merecido intervalo de almoço, o que é crucial para a saúde mental de um trabalhador.

Acessórios com cores vivas, e alguma mobília confortável para se sentar durante o intervalo, são algumas formas de incorporar o sentimento de relaxamento no seu escritório.

Adicionar mais a cor verde

Se procura adicionar mais vida ao escritório, aumentando também a produtividade, plantas serão a opção a considerar. Um estudo de 2013 feito pela Universidade de Exeter concluiu que vegetação no escritório ajuda a aumentar a produtividade e o bem-estar de funcionários em cerca de 47%.

Uma forma de adicionar um espaço verde e alguma personalidade à sala de convívio é de criar uma living wall, também conhecido por um jardim vertical.

Uma parede inteira como quadro branco

A famosa chuva de ideias é um exemplo de inovação no trabalho para gerar ideias entre colegas, aumentando a criatividade na empresa, pois um local aborrecido e demasiado sério certamente criará menos inspiração.

Pintar uma parede na sala de convívio, ou qualquer que seja a divisão onde normalmente realizam estas sessões de ideias, com marcadores para converter a parede num quadro branco, pode ser o que procura para manter a equipa participativa e criativa no escritório. Deste modo, os trabalhadores serão capazes de ver as ideias que já foram previamente discutidas e formular novas ideias a partir disso. O ponto positivo de usar marcadores de quadro branco é que pode facilmente apagar todo o processo e recomeçar novamente. A mesma ideia pode ser feita usando post-its coloridos se não lhe for possível pintar a parede.

Ténis de mesa ao almoço

Pode soar como um obstáculo para a produtividade, mas na realidade uma mesa de ping pong no escritório pode aumentar a produtividade, e até o pensamento estratégico. Também se acredita que este desporto melhore a concentração, portanto permitir que o seu pessoal tenha um curto intervalo de 15 minutos para apreciar o jogo, ou até mesmo durante o seu intervalo de almoço, irá definitivamente ajudar a manter a equipa concentrada nos seus objetivos. Como pode esperar, este jogo auxilia as pessoas a aliviarem o stress e pode aumentar o espírito de equipa.

Criar um espaço inspirador com um design moderno na sua empresa não precisa de ser algo complicado, bem pelo contrário, pequenos passos irão transformar completamente as divisões comuns a todos, o que poderá significar uma melhoria na produtividade da equipa.

Ao fim de várias semanas de quarentena algumas empresas, que de alguma forma conseguiram tornar virtual o seu dia a dia de trabalho, começam a pensar em regressar ao escritório, numa tentativa de aos poucos começar a voltar à normalidade.

Mas que cuidados adicionais devem empresas e colaboradores ter, para além dos básicos que já estavam a ser tomados em casa? Antes de regressar, espreite algumas dicas de como o fazer com o máximo de segurança.

O regresso

Antes de mais, a manutenção de todos os colaboradores em tele-trabalho, sempre que o tipo de atividade o permita, continua a ser a medida de segurança preferencial. Mas caso a sua empresa esteja a pensar regressar ao escritório, aconselhamos então que esse regresso seja feito com calma e de forma faseada.

Opte por ter as equipas alternadas em 2 ou mais grupos, dependendo da lotação do escritório para garantir a distância mínima entre colaboradores, mantendo pelo menos uma parte da equipa em tele-trabalho enquanto a outra regressa ao escritório. Assim pode reduzir a percentagem de pessoas infetadas caso surja algum caso, pois um grupo não estará em contacto com o outro.

Garanta que todo o escritório é devidamente desinfetado entre a troca de equipas e que não existem visitas não programadas ao escritório ou membros a transitar entre equipas – os grupos devem ser sempre fixos.

Para garantir a melhor continuidade da atividade em caso de contágio, tente dividir a equipa de forma a que pessoas com as mesmas funções se dividam entre escritório e tele-trabalho, para que tenha sempre quem assegure determinadas funções. Na escolha das equipas, comece por deixar regressar pessoas que não pertencem aos grupos de risco.

A caminho do trabalho e no regresso a casa

A segurança deve começar logo ao sair de casa. O uso de luvas é recomendável, ou em alternativa pode usar um lenço de papel para manusear tudo o que esteja em locais públicos, como portas, elevadores, transportes públicos ou outros. Depois de usadas as luvas e os lenços devem ser sempre descartados em segurança.

Nos transportes ou a pé, evite tocar onde não for necessário, tente sempre manter pelo menos 1,5m de distância das outras pessoas e em espaços fechados é muito recomendável o uso da máscara. De carro, antes e depois de o usar, desinfete todos os componentes onde toca mais com as mãos, como o volante, manípulos e puxadores, principalmente se partilhar o carro com outros colaboradores. Abra ligeiramente o vidro em vez de ligar o ar condicionado. Se não se puder deslocar sozinho, evite levar mais do que um passageiro no carro, que deve viajar no banco de trás.

No escritório

Quem seja responsável por um escritório ou empresa deve começar por garantir que os seus colaboradores têm todas as condições para regressar em segurança. Por mais cuidados que individualmente todos possam ter, existem condições que só a empresa pode assegurar.

Antes de mais, garanta que só regressa ao escritório quem estiver em condições para tal – implemente medidas de controlo para todos à chegada ao escritório, como a medição da febre com um termómetro digital ou de infravermelhos e relembre regularmente todos os colaboradores que devem reportar, antes de voltar ao escritório, quaisquer sintomas suspeitos, como febre ou tosse, ou qualquer situação de contágio com que possam ter estado em contacto. Se estiverem no escritório, devem dirigir-se para uma área de isolamento previamente definida e contactar o SNS – este procedimento de como agir em caso suspeito deve ser prévia e claramente definido antes do regresso ao escritório e amplamente comunicado a todos os colaboradores, para que todos saibam sempre como agir em caso suspeito.

Assegure que todos têm à sua disposição o que precisam para a correta higiene das mãos, tão importante nesta fase, como sabão e toalhetes de papel . Se ainda não o fez, afixe nas casas de banho as recomendações da Direção-Geral de Saúde sobre a lavagem das mãos e informe os colaboradores sobre os momentos em que é indispensável a lavagem das mãos ou desinfeção, como antes e após a remoção da máscara e das refeições, ou após o manuseamento de quaisquer equipamentos partilhados ou objetos muitos manuseados, como telemóveis e canetas.

Tenha ainda desinfetante à disposição de todos nas áreas comuns e, se se justificar, luvas de nitrilo, máscaras e um contentor fechado para descartar ambas em segurança. Evite tocar nos equipamentos com as mãos, use um lenço de papel e descarte-o em seguida. Todos devem lavar ou desinfetar as mãos à chegada ao escritório, sejam colaboradores ou visitantes.

Garanta que a lotação máxima do escritório não é ultrapassada considerando o número máximo de colaboradores que podem estar no espaço em simultâneo garantindo a distância mínima de 2m entre cada pessoa / posto de trabalho – reorganize as secretárias se necessário, pois deve ser privilegiado o trabalho lado a lado, na diagonal ou de costas, em detrimento do frente a frente. Apesar da distância, o uso de máscara em espaços fechados com várias pessoas é altamente recomendável.

Opte por controlar e limitar o acesso dos colaboradores a áreas habitualmente comuns, como copa, refeitórios ou salas de pausa ou café. Crie regras, um número limite de utilizadores e horários mais alargados. Lembre-se que não devem ser partilhados utensílios, como pratos e talheres, a não ser que possam ser lavados a altas temperaturas entre utilizações.

Se a limitação do espaço face ao número de colaboradores assim o obrigar, retire mesmo o acesso a estes espaços. No caso da copa, por exemplo, pode optar por criar um espaço arejado para colocação dos microondas e permita que os colaboradores possam comer no próprio posto de trabalho – sabemos que comer na secretária não é a solução ideal, mas nesta fase é aconselhável evitar ao máximo a partilha de equipamentos e espaços muito fechados.

Para compensar, organize previamente momentos de pausa, preferencialmente num espaço exterior ao escritório se existir, em momentos pré-definidos e desfasados entre equipas para evitar aglomerados e garantindo sempre a distância de segurança dos outros colegas – afixe sinalética própria para relembrar estes procedimentos.

Nas áreas em que não existe mesmo alternativa à utilização comum, como casas de banho, elevadores, corredores e escadas, garanta que os espaços são regularmente limpos e desinfetados ao longo do dia, para segurança de todos.

Mantenha sempre todas as salas devidamente arejadas com portas e janelas abertas, evitando ao máximo o uso do ar condicionado.

Evite manusear e trocar papéis desnecessariamente ou outros utensílios muitas vezes partilhados, como agrafadores ou furadores. Se não tiver alternativa, desinfete bem antes e depois de usar.

É ainda aconselhável evitar ao máximo reuniões presenciais, especialmente entre muitos colaboradores, bem como fazer ou receber quaisquer visitas não essenciais de clientes ou parceiros. Se o fizer, garanta que estão presentes apenas as pessoas indispensáveis e não se esqueça de garantir a distância de segurança entre todos e os respetivos equipamentos de proteção individual.

Manter os cuidados básicos

Acima de tudo não devem ser esquecidos os cuidados básicos que já estavam a ser tidos durante o isolamento ou quarentena, recomentados pela Direção-Geral de Saúde:

• quando espirrar ou tossir tapar o nariz e boca com um lenço de papel ou o antebraço;
• lavar frequentemente as mãos com sabão durante pelo menos 20 segundos, ou utilizar uma solução à base de álcool, especialmente quando chegar e sair do trabalho;
• evitar levar as mãos à cara;
• manter a distância social de todos, evitando quaisquer cumprimentos que impliquem toque;
• ao chegar a casa deixar os sapatos à porta, lavar ou desinfetar as mãos e objetos pessoais antes de tocar em qualquer superfície, ou preferencialmente tomar um banho, e se possível lavar diariamente a roupa usada, acima dos 40º.

Garanta que todos os colaboradores têm presentes todas as medidas de segurança e sabem perfeitamente como agir em cada situação – crie materiais de apoio e ações de sensibilização. Toda a informação que necessitam para estar em segurança está disponível em https://covid19.min-saude.pt/.

Ainda nos espera um período longo de adaptação a uma nova forma de viver e trabalhar. Todos queremos regressar à normalidade o quanto antes mas lembre-se que acima de tudo devemos regressar todos em segurança.

Com o verão a chegar com ondas de calor, o tópico de dress code no trabalho volta a ser assunto de conversa. A discussão entre funcionários e supervisores sobre o que é aceitável vestir para um dia de trabalho volta a instalar-se no escritório. O calor dificulta o uso de um fato ou outras peças de vestuário mais pesado, que consequentemente afeta a produtividade e moral da equipa. Por este motivo, relaxar no que toca às regras de vestuário, isto se, tiver um código na empresa em relação ao que vestir, pode ser benéfico, mantendo-se sempre dentro dos limites. Enquanto que uns chinelos de dedo, durante os dias de sol, podem ser apelativos para muitos, certamente que não combinam com a imagem de uma empresa.

As vantagens de ter um código de vestuário

Ter regras no que toca ao vestuário dos funcionários pode trazer alguns benefícios para a empresa. Como por exemplo, se tiver reuniões com clientes, ou se o emprego se baseia muito em contacto cara a cara com o cliente, estar bem vestido causa sempre uma boa impressão. As regras irão permitir esclarecer aos funcionários o que é ou não aceitável levar para um dia de trabalho.

A existência de um dress code no trabalho também contribui para um ambiente mais profissional na empresa, fazendo com que todos se sintam parte da equipa. Provavelmente, também ajudará a reduzir possíveis dúvidas sobre o que é ou não apropriado. Estas regras de vestuário deverão estar disponíveis para consulta, podendo assim evitar quaisquer problemas em termos de segurança, ou com a própria equipa de Recursos Humanos.

As desvantagens de ter um código de vestuário

Como pode esperar, a implementação de certas regras pode trazer alguns aspetos negativos. No que toca a um código de vestuário, os funcionários podem sentir alguma restrição na capacidade de se exprimirem, e nem todos se devem sentir confortáveis com o código da empresa.

A importância do dress code depende sempre da indústria e/ou profissão. Não existe um tamanho único que sirva a todos, no que toca a vestuário de trabalho, independentemente da estação do ano. No entanto, algumas empresas consideram opções mais relaxadas em relação ao código de vestuário, durante a época mais quente do ano.

Dicas para implementar o novo código de vestuário

Para implementar um código de vestuário profissional é crucial criar um equilíbrio que agrade a todos. Se estiver a considerar introduzir uma política excecional para o verão, deixamos alguns pontos-chave que deve ter em conta:

1. Tenha atenção à saúde e segurança

É importante considerar todas as regras de saúde e segurança com a implementação do código de vestuário. Considere tudo, desde a gravata até ao calçado mais apropriado, e realce a importância de tudo o que deve ser evitado, de modo a não colocar ninguém em perigo.

2. Seja claro nos seus motivos

Informe os funcionários da razão por detrás da introdução destas novas regras. Por exemplo, poderá estar a tentar criar um espaço mais positivo, um ambiente profissional onde a sua equipa se possa sentir mais confortável. Uma explicação irá ajudar os funcionários a entrarem na iniciativa mais facilmente.

3. Seja consistente

Quando implementar novas regras de vestuário, certifique-se que todos seguirão o mesmo código, e que o mesmo é consistente entre todos os trabalhadores. Pode ter que considerar alguma flexibilidade por motivos religiosos, culturais ou devido a alguma incapacidade, de modo a ser justo para todos.

4. Permaneça neutro

Certifique-se que o código de vestuário é aplicável de igual modo, tanto a homens, como a mulheres, e tente não diferenciar.

5. Tenha as regras por escrito

Certifique-se que escreve a sua nova política de vestuário, para que esta possa ser revista do ponto de vista legal pelos Recursos Humanos, ou por outra equipa igualmente qualificada. Uma vez que todos estejam contentes e concordem, certifique-se que todos têm conhecimento da nova implementação.

Criar um código de vestuário que defina a roupa de trabalho ideal pode ser útil para que todos se sintam confortáveis, e se vistam adequadamente para um dia de trabalho. Certifique-se que toda a equipa tem conhecimento deste código de conduta, e verifique que os direitos de igualdade e justiça não são postos em causa, independente do cargo de cada um. Este pode ser um assunto que crie alguma discussão, mas se resolvido cuidadosamente, certamente que chegará a uma solução que deixe toda a gente satisfeita.

A COVID-19 está a mudar a forma como trabalhamos. Está pronto para o Plano C?

O atual ambiente de trabalho traz-nos desafios que nunca antes enfrentámos. Estamos todos a tentar trabalhar no meio de uma crise que em nada se parece com o que estamos habituados. A mudança vai continuar a ser um tópico recorrente no local de trabalho, por muito e muito tempo. E estas diferenças afetam cada empresa e cada um de nós de maneira diferente. Muitas empresas podem ter um Plano B que permita alguma flexibilidade a curto prazo, mas o que fazer quando mesmo esse plano tem de sofrer alterações no futuro?

Outro aspeto essencial está relacionado com a forma como nos preparamos para que as equipas possam voltar ao local de trabalho. A OMS considera que as empresas e colaboradores desempenham um papel fundamental no controlo da propagação da COVID-19.  Sendo assim, de que modo podemos assegurar a segurança das equipas e dos clientes daqui em diante, particularmente quando as recomendações e orientações se alteram com tanta frequência? É aqui que precisamos de um parceiro ativo que esteja preparado para se adaptar sempre que necessário, que ajude a antecipar as mudanças e que consiga planear o imprevisível.

Foi por isso que desenvolvemos o Plano C.

O que é o Plano C? 

O Plano C é o nosso guia personalizado de produtos e soluções criado para o ajudar a preparar-se para um regresso ao trabalho em segurança. Independentemente da área de atividade ou do local em que trabalha, estamos preparados para orientá-lo ao longo destes desafios e a planear o futuro que ninguém previu. O Plano C baseia-se em três pilares fundamentais, desenvolvidos de acordo com as orientações internacionais, para garantir um ambiente de trabalho seguro, limpo e sempre ligado, para todas a equipa e clientes.

Espaço de trabalho

Um novo espaço para criar

• O espaço de trabalho requer medidas que alteram o comportamento dos colaboradores e clientes no sentido de manter o distanciamento social. Estas podem incluir horários de trabalho por turnos e lembretes para o distanciamento físico que garantam a segurança, como divisórias de proteção, sinalização e autocolantes no chão.
• A higiene é um dos fatores mais importantes no seu espaço de trabalho.  Produtos de limpeza, desinfetante de mãos e dispensadores devem estar disponíveis e claramente visíveis para encorajar a sua utilização.

Sala de reuniões

Uma nova forma de comunicar, colaborar e trabalhar em equipa

• Pode ajudar os seus colaboradores e clientes a utilizarem as salas de reuniões de forma segura ao aplicar sinalização e autocolantes no chão que relembrem a necessidade de manter o distanciamento social.
• Uma vez que as reuniões presenciais serão retomadas gradualmente, temos de preparar as nossas salas de reuniões para que possam ser usadas de forma segura, por exemplo, com a colocação de divisórias de proteção e sinalização.
• Tal como nos espaços de trabalho, também nas salas de reuniões a higiene é de extrema importância e os produtos de limpeza e desinfetantes de mãos devem estar facilmente disponíveis, garantindo que colaboradores e clientes podem utilizá-los sempre que necessário e trabalhar em segurança nessas áreas.

Higiene e limpeza

Um novo olhar sobre as áreas comuns

• As casas de banho são muitas vezes áreas reduzidas, o que dificulta o cumprimento adequado do distanciamento entre as pessoas. Sinalização que encoraje mudanças de comportamento, bem como a delimitação do espaço e dos percursos, ajudam as equipas e os clientes a manterem-se em segurança.
• Garantir que os procedimentos básicos de higiene são seguidos tem impacto nas medidas aplicadas em todos os outros espaços e ambientes. Lavar corretamente as mãos, usar as toalhas de mãos e tocar o mínimo possível em portas e torneiras faz toda a diferença.

Sala de convívio

Um novo espaço para fazer um intervalo e recuperar energias

• A delimitação de espaços na sala de convívio é essencial para proporcionar aos colaboradores e clientes um espaço seguro onde possam repousar e recuperar energias enquanto tomam café ou uma refeição. Autocolantes delimitadores de espaço no chão, sinalização, além de divisórias de proteção suspensas e fixas, são elementos aos quais todos se terão de habituar.
• De forma a evitar filas, poderá ser boa ideia utilizar uma aplicação para que as equipas agendem as suas visitas ou definir horários diferentes.
• A higiene destes espaços comuns é essencial, pelo que os produtos de limpeza, desinfetantes e toalhas de mãos são obrigatórios.

Espaço pessoal

Um novo local de trabalho a partir de casa

• Também não podemos descurar o espaço de trabalho em casa de cada um. As empresas beneficiam quando as equipas se mantêm em contacto e produtivas, e o mobiliário ergonómico, o material de escritório adequado e a tecnologia certa são fundamentais para este objetivo.

Neste período, é essencial manter as equipas em contacto através deste novo método de trabalho. Embarque nesta vaga de tecnologia digital e experimente novas formas de interagir: Desde as pausas para café digitais, participação em reuniões gerais, à utilização de software como o Teams e o Zoom, mantenha as equipas em contacto e estimule o envolvimento dos colaboradores.

Com o Plano C, vamos ajudar a garantir que todas as empresas, locais de trabalho e equipas estão preparados para enfrentar todas as novas circunstâncias que o futuro trará, de uma forma natural. Juntos vamos garantir que todos os locais de trabalho são seguros, para que as empresas funcionem em segurança.

[1] Poderá consultar mais orientações da OMS aqui https://www.who.int/docs/default-source/coronaviruse/getting-workplace-ready-for-covid-19.pdf?sfvrsn=359a81e7_6

[2]Poderá obter informações mais detalhadas aqui https://www.who.int/who-documents-detail/interim-recommendations-on-obligatory-hand-hygiene-against-transmission-of-covid-19

Porque fico nervoso e ansioso antes de uma reunião?

Comecemos pelas boas notícias: é completamente natural sentir nervosismo antes de uma reunião ou outro evento importante. Até mesmo se for uma reunião de rotina podem surgir algumas angústias que o justifiquem.

Pode ser uma pessoa tímida, ter medo de falar em público, sentir-se pouco à vontade com os colegas, ser uma altura de alta pressão e stress no trabalho, ou simplesmente ter receio de passar uma má impressão. E há muitos mais motivos para além destes para sentir esta ansiedade que lhe deixa o coração a mil à hora e de mãos a tremer com a possibilidade de correr mal.

Afinal de contas, o local de trabalho está repleto de situações de alta pressão e as descargas de adrenalina são a forma como o nosso corpo se habituou a lidar com elas. O nosso cérebro envia um sinal de alerta para o nosso corpo, que reage das mais diversas formas à ansiedade. Mas não tem de se preocupar, porque isto é o que é suposto acontecer. É natural.

Há, contudo, boas práticas que pode e deve ter em conta para amenizar estes sintomas e toda a angústia que sente.

Prepare-se e pratique.

A primeira boa prática é bastante óbvia: preparar, preparar, preparar; e praticar, praticar, praticar.

Quanto mais se preparar e praticar, mais confortável se irá sentir em relação àquilo que tem de fazer. Faça uma pesquisa a fundo sobre o tema nuclear da reunião e não se deixe apanhar de surpresa. Se tem algo a dizer sobre algum assunto, prepare a melhor forma para o abordar e passe para a prática. Se for preciso ensaie em frente a um espelho.

Deve praticar as vezes que forem precisas até se sentir confortável com o que disse e com a forma como o disse. Quando tiver uma apresentação, aproveite bem o tempo e pratique o que vai dizer as vezes que forem precisas até sentir que domina o tema. A repetição ajuda a melhorar a memória e não terá problemas em lembrar-se do que dizer a seguir quando começar a apresentar.

A verdade é que se o seu trabalho envolve falar para um grupo, não há nada que substitua o treino e a prática. Ponha-se à prova em várias situações e comece a contar histórias aos seus amigos e à sua família, ou se tiver a oportunidade experimente fazê-lo com completos desconhecidos em festas e jantares. Aproveite as ocasiões sociais para praticar e tornar-se um melhor comunicador.

Quanto ao trabalho de pesquisa, a primeira coisa a fazer é perceber quem é a sua audiência, ou seja, para quem vai estar a falar. Tente encontrar o tom certo e prepare-se para as questões que lhe parecem ser mais pertinentes. Tenha um plano B preparado para não ser apanhado de surpresa e confirme que não terá dificuldades técnicas a atrapalhar na hora H. O que lhe sugerimos é que aponte os seus dois ou três maiores medos e que tenha um plano de contingência para eles.

Seja o primeiro a chegar

Pode parecer uma boa ideia chegar mesmo antes de a reunião começar para evitar aqueles momentos constrangedores e a conversa fiada. Mas a verdade é que se chegar à pressa isso apenas vai fazer com que entre mais nervoso na reunião.

Chegue adiantado, se possível entre cinco a dez minutos antes. Assim pode ir falando com as pessoas à medida que vão chegando e construir alguma confiança até que a reunião comece. Assim pode focar-se nos seus colegas e acabará por se distrair do seu nervosismo, enquanto estabelece uma ligação com a sua audiência.

No caso de se tratar de uma reunião por videoconferência, conecte-se mais cedo e prepare a câmara e o microfone. Mas se for uma reunião presencial aproveite mesmo para conhecer e para se habituar ao espaço. Parte do nervosismo nasce do desconhecido, por isso se conseguir prever como algumas coisas irão acontecer, acabará por se acalmar.

Seja dos primeiros a falar

Este talvez seja um dos conselhos mais aterrorizadores para quem sofre de ansiedade em reuniões, mas é sem dúvida dos mais eficazes. Alguma vez sentiu que tinha várias ideias que queria partilhar com a equipa mas não se conseguiu pronunciar sobre nenhuma delas? É algo mais comum do que pensa, mas ficar em silêncio não o irá ajudar.

É muito mais complicado entrar numa conversa a meio e fica cada vez mais complicado com o passar do tempo. Quanto mais tempo esperar para fazer a sua intervenção, maior peso começará a sentir e a ansiedade irá crescer rapidamente.

Acima de tudo não se esqueça que parte de melhorar enquanto pessoa e enquanto profissional é colocar-se em posições mais desafiantes, que muitas vezes são as mais desconfortáveis. Então comece por intervir nos primeiros quinze minutos das reuniões. Pode fazê-lo para mostrar um ponto de vista, ou para fazer uma pergunta sobre um tópico relevante, ou simplesmente para dar as boas vindas a todas as pessoas que compareceram. O mais importante é sentir que faz parte da conversa e da reunião desde o início, para que as intervenções seguintes surjam naturalmente.

Não toque em cafeína

Se é daquelas pessoas que não consegue viver sem um café para acordar, talvez queira pensar duas vezes sobre esse ritual em dias importantes. Se já está nervoso porque se aproxima uma reunião importante, conte que esse nervosismo aumente depois de beber o habitual expresso.

Muitas pessoas veem no café um porto de abrigo, mas consumir cafeína mesmo antes de uma refeição pode ser uma bomba relógio para algumas pessoas. Experimente beber um descafeinado antes da reunião e guarde a sua bebida de eleição apenas para depois da reunião. Pense nela como uma recompensa, um motivo para celebrar!

Outros conselhos a ter em conta

Há outras maneiras mais criativas de relaxar antes de uma reunião importante. Por exemplo, uma das técnicas mais usadas é ter uma playlist preparada para ouvir antes da reunião começar. Experimente ouvir músicas que o deixem motivado para atacar a próxima reunião com unhas e dentes. Que música o deixa com vontade de conquistar o mundo?

Já agora, não se esqueça de usar roupa que o deixe confortável num ambiente profissional. Pode parecer um conselho estranho, mas para que se concentre na reunião não pode estar preocupado com coisas secundárias como a roupa que leva vestida. Qual é o outfit que o faz sentir-se confortável e confiante acerca de si mesmo ao mesmo tempo que respeita as regras do local onde trabalha?

Por fim, desenvolva e mantenha hábitos saudáveis no seu dia a dia. De preferência, no dia da reunião, faça exercício pela manhã e faça uma alimentação rica em proteína. A proteína ajuda-o a estar mais alerta durante a reunião e o exercício queima cortisol extra produzido pelos altos níveis de stress.

Transforme a criatividade do seu escritório

Os escritórios modernos são quase irreconhecíveis quando comparados com os locais de trabalho do passado. Na atualidade, a decoração do escritório tem um grande impacto na organização e produtividade dos funcionários, por este motivo, cada vez mais se procura transformar o local de trabalho num espaço vibrante e excitante, de modo a manter a equipa inspirada.

Juntámos algumas ideias para inspirar a transformação do seu espaço de trabalho num escritório criativo e moderno, de modo a envolver-se nesta revolução do design de interiores:

Parede de quadro branco

Ter um espaço para uma chuva de ideias e reuniões, onde a sua equipa possa debater ideias, é uma boa maneira de tirar partido dos conhecimentos uns dos outros, de ser criativo e de poupar tempo em comunicações internas. Uma parede de quadro branco é a forma perfeita para apontar ideias e desenvolver pensamentos de forma colaborativa. Este tipo de ferramenta também é ideal para se afastar da secretária por um pouco.

Áreas de jogo

Fazer um curto intervalo de 5 minutos longe do monitor do computador pode realmente fazer a diferença relativamente ao nível concentração dos funcionários. Seja um jogo rápido de matraquilhos, ou de ping-pong, pode trazer uma energia positiva para o seu local de trabalho. São este tipo de ideias para escritório que podem fazer uma grande diferença na eficiência e produtividade da sua equipa.

Trazer o exterior para o escritório

Um pouco de verde pode oferecer um outro brilho ao escritório. Não existe uma ciência exata para isto, mas existem diversos tutoriais na internet de como fazer um pequeno jardim interior no seu local de trabalho, de forma a dar-lhe um pouco mais de vida , para não falar do impacto positivo que o contraste de cores pode ter num ambiente de trabalho.

Áreas comuns

Uma grande e confortável divisão para um intervalo é ideal para os funcionários se sentarem enquanto almoçam, ou simplesmente quando pretendem afastar-se do computador por uns minutos. Também é um ótimo espaço para reuniões mais informais, e para ter uma conversa amigável entre colegas. Pode ainda disponibilizar alguns eletrodomésticos para criar um espaço onde possam almoçar, lanchar e beber café. Este espaço irá rapidamente alterar a atmosfera no escritório, e deixar os seus funcionários mais felizes.

Soluções com prateleiras

Otimizar o seu escritório significa simplicidade, acessibilidade e conforto. Este escritório acolhedor e descontraído contém elementos em madeira visíveis e algumas unidades de prateleiras simples que, além de funcionais, tornam o espaço muito acolhedor.

Espaços abertos

Ter um local amplo e aberto para trabalhar é uma nova tendência de design contemporâneo.  Este tipo de decoração de escritório incentiva as interações cara-a-cara, e pode também facilitar a comunicação entre colegas. A disposição da mobília no escritório, para além de tetos altos e janelas de grandes dimensões, ajuda a criar espaços abertos e arejados. Quanto à iluminação de escritório, a luz natural em vez de luz artificial pode prevenir certos incómodos, como dores de cabeça, por isso é importante ter isto em conta.

Esta técnica pode também fazer o seu escritório parecer mais espaçoso e reconfortante, dando uma excelente impressão para futuros funcionários e clientes que estejam de visita. Como é óbvio, irá precisar de algum tipo de arrumação para os seus documentos se for evitar acumular arquivos no seu escritório, por isso, recomendamos que adquira organizadores, e utilize a sua mesa ao máximo!

Um toque mais pessoal

Dê a possibilidade à sua equipa de personalizar um pouco o seu cantinho. Apesar do conceito de hot-desking ser algo popular nos escritórios mais modernos, é importante um funcionário sentir que tem o seu próprio espaço. Por este motivo, procure inspirar a equipa a adicionar pequenos toques pessoais às suas zonas de trabalho, de modo a sentirem-se mais em casa. Um local mais inspirador e reconfortante ajuda a manter um ambiente mais calmo e produtivo.

Utilizar o que o espaço tem para oferecer

As paredes em tijolo, em conjunto com janelas grandes, combinam para criar este ambiente descontraído, iluminado e acolhedor num escritório. Apesar de paredes em tijolos serem uma característica comum de edifícios mais antigos, podem ser usados para criar um espaço mais vintage e rústico, algo que atualmente é bastante popular na decoração de interiores.

Salas de reuniões confortáveis

Faça uma renovação à sua sala de reuniões, ao criar um espaço com uma atmosfera mais aberta e acolhedora. Este tipo de design para escritório, com cores vivas e cadeiras mais confortáveis, têm um impacto muito positivo durante reuniões. Esta decoração auxilia com o fluxo corrente de ideias, para além de ser uma fonte de inspiração.

Uma mudança de cenário

Dar a oportunidade às pessoas de terem um espaço específico para certas atividades pode fazer maravilhas em termos de produtividade. Seja um lugar mais silencioso, para ajudar com um eventual bloqueio criativo, seja um espaço onde possa ter um intervalo de 5 minutos num ambiente mais relaxado, este tipo de decoração de escritório ajuda a manter a mente mais ativa e fresca, o que posteriormente o mantém mais concentrado.

Porquê esperar até ao Dia Internacional da Terra para se preocupar mais com o nosso planeta? Pode começar a fazer a diferença hoje mesmo! Só tem de incluir hábitos ecológicos na sua rotina, como imprimir documentos com frente e verso, comprar produtos amigos do ambiente para o seu escritório, e considerar produtos de limpeza que respeitem isso também.

Ser amigo do ambiente não serve apenas para ajudar o planeta, também pode melhorar a sua saúde e ajudá-lo a poupar dinheiro. Os produtos ecológicos podem reduzir o desperdício, poupar energia, reduzir a sua exposição a produtos químicos perigosos e conservar matérias-primas”, refere o Diretor de Produtos Sustentáveis da Staples. “Não há necessidade de pagar um preço mais elevado ou abdicar da qualidade. Atualmente, é fácil encontrar produtos eletrónicos, artigos de iluminação, artigos de papelaria, tinteiros, canetas, tecidos e material de limpeza, café ou chá, e muitos outros produtos, a um excelente preço e com uma boa classificação energética.

Aqui fica uma seleção de opções amigas do ambiente, que pode encontrar na Staples:

Produtos de papel

Os produtos feitos a partir da madeira não têm que constituir uma ameaça para o meio ambiente. Existem entidades certificadas responsáveis por garantir que as matérias provenientes de florestas são mantidas e colhidas preservando o nosso ecossistema, ao mesmo tempo que satisfazem as necessidades da sociedade em termos de madeira e fibras.

Papel Reciclado da Staples: O papel certificado FSC (Forest Stewardship Council) contém 75% de fibra reciclada pós-consumo e ajuda a Staples a apoiar a gestão responsável das florestas e a reduzir a quantidade de resíduos enviados para aterro. Com acreditação do FSC e com o rótulo ecológico da UE, os consumidores podem ter a certeza de que este papel é obtido, fabricado, embalado, transportado e reciclado segundo as mais elevadas normas ambientais.

Produtos reutilizados e reciclados

Em 2014, a Staples atingiu 450 milhões de tintas e tinteiros reciclados. Alguns foram reutilizados em novos cartuchos, economizando até 15% sobre o preço de uma recarga. De acordo com um estudo realizado pelo Instituto de Tecnologia de Rochester, fomos capazes de reduzir o consumo total de energia em 38%, e do potencial de aquecimento global em 36%, em relação ao fabrico de novos cartuchos.

Os cartuchos que não cumprem os nossos requisitos de recuperação não são desperdiçados. Na realidade, são triturados para dar origem a outros produtos, como canetas e caixas de arrumação. Outro exemplo, dos milhares de produtos reciclados que vendemos, é a caneta esferográfica B2P®. Estas canetas são as primeiras a usar o material derivado das garrafas de bebidas, de plástico reciclado, para reduzir os resíduos, e estão disponíveis numa vasta variedade de cores.

Produtos de limpeza

Os produtos de limpeza ecológicos limpam tão bem como os demais, mas utilizam ingredientes naturais, não-tóxicos que não irão prejudicar o meio ambiente. A nossa gama Ecover foi projetada para se biodegradar, rápida e completamente, de modo a proteger superfícies lavadas, melhorar a qualidade do ar interior e a não ter impacto sobre a vida aquática se for libertada ou despejada nas redes de águas.

Produtos de conservação de energia

Dispomos de uma ampla gama de produtos eletrónicos e lâmpadas com certificado Energy Star para ajudar a diminuir o consumo de energia e reduzir as contas de eletricidade – como a gama de impressoras HP Officejet Pro X. A velocidade de impressão destes equipamentos chega a ser duas vezes superior à velocidade de algumas impressoras a laser e custa cerca de metade do preço, ao usar 84% menos energia e gerar quase 94% menos de resíduos. A escolha parece óbvia.

Pense sempre no meio ambiente

Todos os produtos indicados são produzidos com recursos renováveis, materiais reciclados e / ou certificados por entidades amigas do ambiente. Torne o seu negócio mais amigo do ambiente, ao escolher papéis reciclados, cartuchos de impressora remanufacturados, material de escritório verde ou produtos de limpeza responsáveis ecologicamente. Mude para os produtos acima referidos, para ajudar o meio ambiente e melhorar os resultados da sua empresa.

Indícios de que a sua cadeira está contra si.

Se o seu trabalho faz com que tenha de se sentar horas e horas a fio, então este artigo é para si. 

Afinal de contas, passar 8 horas por dia numa só posição pode ter repercussões na sua produtividade e na sua saúde e bem-estar. E, por vezes, temos um inimigo: a nossa cadeira.

Mas afinal quais são os sinais de que a cadeira que está a utilizar pode não ser a mais indicada para si?

Alguns são físicos e podem manifestar-se como um desconforto em zonas específicas. Por exemplo, se costuma sentir:

• dores no pescoço ou nas costas;
• uma certa dormência nos dedos das mãos;
• as extremidades do seu corpo mais frias do que o resto do corpo...

Então pode significar que a cadeira que está a usar não é a mais indicada para si.

Outros sintomas mais generalizados são a sensação de fadiga e a dificuldade em concentrar-se. Se sentir mais cansaço do que é habitual, avalie se a sua cadeira não terá algo a dizer sobre isso. É que apesar de o seu trabalho não envolver uma carga física elevada, se a sua cadeira o obrigar a estar numa posição desconfortável durante horas, dias e meses seguidos, as consequências são inevitáveis.

A regra de base é: nunca normalize o desconforto. Lembre-se que o normal é sentir-se bem. Se não for esse o seu caso, então procure a fonte do problema. Neste caso, ela pode não estar mesmo à sua frente… mas às suas costas! :)

Problemas que surgem ao sentar-se na cadeira errada.

Se alguns dos sintomas acima mencionados fazem parte do seu dia-a-dia, agora apresentamos-lhe algumas das suas possíveis consequências:

Má circulação sanguínea. 

Se a cadeira não estiver bem ajustada, ou se não se adaptar bem a si, pode causar uma má circulação do sangue nos ombros, nas pernas, nas costas e no pescoço. Alguns estudos encontraram, inclusivamente, uma correlação positiva entre o número de horas que as pessoas passam sentadas e o risco de doenças cardiovasculares.

Falta de produtividade.

Se se sentir bem, vai trabalhar melhor. Por isso, a segunda consequência está diretamente ligada à falta de produtividade. Para além de perder tempo a tentar encontrar uma posição mais ou menos confortável, a sensação de cansaço vai afetar a qualidade do seu trabalho. Já para não falar da distração causada pelas dores musculares que sente durante e depois do trabalho - que também afetam os momentos de descanso.

Indigestão.

Sabia que um dos impactos colaterais pode ser causar indigestão? 

Isto acontece porque ao sentar-se incorretamente, ou ao sentar-se numa cadeira que não é ideal para si, habilita-se a criar uma pressão inadequada na zona abdominal. O que poderá contribuir para uma digestão mais lenta, possível indigestão e um menor bem-estar enquanto trabalha.

E estas são consequências apenas relacionadas com a falta de ergonomia na sua cadeira. Se quiser saber mais sobre a importância da ergonomia no seu escritório em geral, pode sempre ler o nosso artigo sobre a beleza e peculiaridade da ergonomia.

Como melhorar a sua qualidade de vida e produtividade.

Já identificados os indícios e as potenciais consequências, chega a vez de escolher a cadeira certa para si. Uma boa cadeira dá apoio à sua postura, reduz a pressão nas suas costas, melhora a circulação sanguínea e também é mais segura. 

Para além de também ter efeitos positivos na sua produtividade, sendo muito mais confortável e ajustável às suas necessidades. No geral, complementa os essenciais para um ambiente mais saudável no escritório.

É por isso que deve optar por trabalhar com materiais ergonómicos, desde cadeiras ergonómicas, a teclados, a ratos, etc. Lembre-se da importância que o conforto tem na sua produtividade e de como permite que se concentre no que realmente importa.

Em staples.pt poderá encontrar todos estes materiais ergonómicos para construir o seu escritório de sonho. Com todos os desafios do mundo empresarial, garanta que pelo menos o seu escritório e a sua cadeira estão do seu lado. Se nem as suas ferramentas lhe facilitarem a vida, quem o irá fazer?

Lee Penson, Diretor Executivo da Penson, uma empresa de arquitetura para espaços comerciais que tem clientes como Jay Z ou a Google, considera que “a vida é demasiado curta para passarmos o tempo em espaços monótonos e ineficientes”. Penson acredita que os ambientes do escritório são críticos para o sucesso dos negócios.

É uma questão de encontrar o equilíbrio perfeito entre proporcionar aos funcionários um ambiente onde possam dar o seu melhor e criar um espaço com o qual os clientes se sintam impressionados. A forma como trabalhamos muda diariamente. Com o aparecimento de novas tendências como o hot-desking, nunca foi tão importante que um escritório tenha capacidade de resposta a uma diversidade de necessidades, sem prejudicar conforto e qualidade.

Penson reforça a importância do ambiente do escritório, declarando: “Um mau ambiente prejudica a saúde, espírito de equipa, entusiasmo, paixão, motivação, ambição, longevidade, capacidade de sonhar, inovação e criatividade.

“Supervisionei remodelações de escritórios de grande escala e toda a personalidade do lugar, e a daqueles que nele trabalham, transforma-se como do dia para a noite, para melhor. São as pessoas que fazem as empresas e não o equipamento – é este o ponto principal. A forma como trabalha diz tudo acerca da sua empresa. Muita personalidade vai fazê-lo vender mais e, em última instância, são os resultados que contam”.

Segundo Penson, as etapas para conseguir o ambiente de escritório ideal começam por ter orgulho no mesmo. “Deixe o seu espaço expressar o seu caráter, personalidade e vibração. Seja quem for que o veja no seu espaço, deve ficar com uma excelente impressão. Mas não se trata apenas de um escritório com um logótipo numa parede colorida […] tenha a visão de o considerar como uma extensão das vossas personalidades”.

Uma mudança no ambiente do escritório pode realmente ter um efeito positivo na produtividade, de acordo com a experiência de Penson. “Já vi grupos de pessoas – o número pode atingir as 10 000 – mudarem ao fim de um mês após estarem num novo edifício. Trata-se de uma abordagem holística extremamente forte, uma clara mudança espiritual. Na minha opinião, pode fazer o sucesso de um negócio ou acabar com ele”.

Marc Lawn, consultor de negócios que ganhou a alcunha de “Médico das empresas” avisa para o facto de que, apesar de o ambiente do escritório ser um elemento fundamental, outros pontos não devem ser ignorados a favor de uma remodelação. “Pode estar equipado com tudo o que há de mais moderno, mas se o ambiente de trabalho não for construtivo, há um grande problema”, afirma.

“O ambiente tem um efeito significativo no resultado do trabalho, mas muitas vezes as pessoas esquecem-se de que o comportamento e a atitude dos funcionários é um dos principais fatores, e tem de ser acompanhado pela administração (e autocontrolado também), de forma a assegurar que o ambiente não se torna tóxico”.

Lawn explica a importância de falar e enfrentar os problemas, ou potenciais problemas, à medida que forem surgindo, a fim de manter um ambiente saudável no escritório: “Um dos meus clientes conseguiu uma transformação significativa ao ser capaz de corrigir o comportamento de uma pessoa que, sem o saber, contribuía para causar grandes problemas, devido à sua atitude despreocupada, uma vez que os colegas ficavam ressentidos e sentiam que não se preocupava com nada. Essa pessoa foi apanhada de surpresa, pois achava que a sua atitude despreocupada ajudava a melhorar o ambiente e não a piorá-lo.

“Encorajo todos a pensar que, de um modo geral, ninguém quer prejudicar os outros de propósito, pelo que é só uma questão de falarem”.

Com pressa para começar, por vezes, as pequenas empresas esquecem-se da importância de escolher uma impressora fiável. Utilizar a sua impressora doméstica ou escolher uma em segunda mão pode acabar por lhe sair muito caro. As impressoras mais recentes, uma impressora com jato de tinta de baixo custo ou uma impressora laser de alta produtividade, vão ajudá-lo a poupar tempo, esforço e dinheiro.

Estas são algumas das coisas que deve considerar ao escolher uma impressora para a sua empresa.

Impressoras a laser

Houve uma época em que as impressoras a laser eram substancialmente mais caras do que as restantes, mas felizmente isso já não é bem assim. Atualmente, há uma vasta gama de modelos, incluindo impressoras com impressão completa a cores e alta produtividade para maiores trabalhos de impressão. Se apenas precisa de uma impressora para correspondência e faturação, uma impressora a preto-e-branco pode ser suficiente.

Normalmente, uma impressora a laser pode imprimir mais páginas por minuto (ppm) do que uma impressora a jato de tinta, porque uma impressora a laser utiliza o tinteiro ao longo de toda a largura da página com um tambor giratório, enquanto o jato de tinta usa uma cabeça de impressão que tem de se deslocar para trás e para frente através do papel. Esta tinta também necessita de tempo para secar, prolongando mais todo o processo de impressão.

Apesar dos cartuchos da impressora a laser serem, muitas vezes, mais caros do que as recargas de impressoras a jato de tinta, tal é compensado pelo facto de poderem imprimir mais páginas antes de serem substituídos. O número de páginas que um cartucho pode imprimir é conhecido como “rendimento de páginas”. Se necessitar de imprimir com muita frequência, é muito importante que compare os rendimentos de páginas, bem como averigue o custo do tinteiro ou cartucho antes de escolher a sua impressora. Afinal de contas, o custo de substituição dos tinteiros supera o preço de compra inicial, pelo que é fundamental garantir que a impressora que escolher será rentável a longo prazo.

Impressoras a jato de tinta

Estas impressoras podem levar mais tempo a imprimir, mas podem conseguir resultados impressionantes. Ao combinar as corretas configurações de impressão no seu computador com o papel adequado, papel fotográfico brilhante ou papel-cartão pesado, pode criar impressões de qualidade profissional ao preço da chuva. É importante ter em mente que a impressão de qualidade superior, muitas vezes usa mais tinta, e que os cartuchos de jato de tinta têm capacidade para menos páginas e necessitam de ser substituídos com mais frequência do que os outros. Estas máquinas são extremamente versáteis, podendo imprimir desde elegantes cartões monocromáticos até fotografias a cores – são ideais para pequenas empresas sensíveis aos custos. É possível escolher entre uma gama de recursos integrados, como controlo do ecrã tátil ou conectividade sem fios. Além disso, estas impressoras são equipamentos muito compactos, o que é uma mais valia quando não há muito espaço no escritório. Para as pequenas empresas que preferem a cópia digital em vez da cópia impressa, o jato de tinta é uma boa opção pois tende a ter um custo inferior às impressoras a laser e os cartuchos de substituição são muito mais baratos. Se apenas precisa de fazer impressões ocasionalmente, a maior lentidão das impressoras a jato de tinta e a menor capacidade de páginas dos respetivos cartuchos não serão um problema. Importa também não esquecer que a tecnologia de jato de tinta está em constante evolução e, atualmente, estas impressoras são muito mais eficientes do que eram há alguns anos.

Impressoras multifunções

Muitas pequenas empresas dependem de colaboradores que trabalham arduamente e desempenham várias funções. Da mesma forma, as impressoras multifunções executam as tarefas de um variado número de máquinas – impressão, digitalização, cópia e fax – e encontram-se disponíveis nos modelos a laser e jato de tinta. Algumas impressoras multifunções, oferecem ainda mais recursos, como a impressão na frente e verso que reduz para metade os custos de papel, ligação sem fios ao seu smartphone e rede de computadores do seu escritório e até mesmo a capacidade de digitalizar e guardar documentos. Estas impressoras podem ser um pouco maiores do que uma impressora padrão, no entanto, é óbvio que ocupam menos espaço do que três ou quatro máquinas separadas. Na compra de uma impressora, o segredo é escolher uma que se adapte ao funcionamento da sua empresa. Pense em como vai utilizá-la, a quantidade a imprimir, se necessita de todas as cores, se quer incluir funções como digitalização e envios de fax. Além disso, tenha em conta as suas necessidades a longo-prazo, para evitar ter de trocar de impressora muito cedo.

Os avanços tecnológicos mudaram o panorama do escritório moderno, alteraram os nossos processos de trabalho e mudaram muito a nossa rotina diária. A era digital assistiu ao fim dos volumosos computadores de secretária, dos armários de arquivos e até mesmo do humilde agrafador. Tudo em nome do progresso tecnológico. Assim sendo, de que artigos básicos precisamos para criar um ambiente acolhedor e produtivo no escritório moderno da atualidade?

1. Acesso muito rápido à Internet

No mundo atual, onde não se vive sem a Internet, ter tudo online pode poupar tempo e aumentar a eficiência. Utilizar um servidor significa que todos os documentos podem ser acedidos e partilhados pelos colegas, criando uma forma mais conveniente e rápida de trabalhar e de armazenar informações.

Lee Penson, Diretor Executivo da empresa pioneira de arquitetura para espaços comerciais, trabalhou em projetos visionários para a Google, Jay Z e YouTube. Penson, um especialista em criar espaços de trabalho muito produtivos, afirma que: “A tecnologia dá-lhe asas. Vai libertar o potencial e dar-lhe liberdade”.

2. Digitalizar documentos

“Atualmente, quase todos os papéis são digitalizados e armazenados, pelo que esta tarefa deve ser de fácil execução” sugere Marc Lawn, guru dos negócios e executivo superior com mais de 20 anos de experiência. Os escritórios de todos os setores estão rapidamente a transformar-se em ambientes sem papel. Uma forma de digitalizar os documentos impressos será através de um scanner para o servidor.

Quando digitalizar documentos para o computador, tenha cuidado com a segurança e utilize uma destruidora de papel para eliminar todas as informações sensíveis ou importantes após o processo.

3. Recicle

Para se manter na liderança em 2018, é importante ser tecnologicamente avançado e o mais ecológico possível. Por isso, para seguir na direção certa, coloque um ponto de reciclagem no seu espaço de trabalho. Para além de dar um pequeno contributo para ajudar o meio ambiente, fazer a reciclagem dos resíduos demonstra que a sua empresa se preocupa com o tema. Nas palavras de Lawn: “Dispor de um ponto de reciclagem transmite uma mensagem aos funcionários e visitantes de que a empresa se preocupa com o meio ambiente e quer contribuir para o futuro do planeta”.

4. Quadro branco

Os quadros brancos são uma excelente oportunidade para juntar colegas, comunicar e ser criativo. Deixe a tecnologia de lado e invista simplesmente num quadro branco e alguns marcadores de tinta não-permanente, e veja como a criatividade começa a ganhar asas.

Utilizar um quadro branco também pode tornar as suas comunicações mais eficientes. Lawn afirma: “No mundo em constante evolução em que vivemos hoje, é muito mais produtivo dar ideias através de um quadro branco interativo do que enviar um e-mail, pedir e/ou fazer uma alteração, enviar de novo para aprovação e assim sucessivamente”.

“Um dos meus clientes instalou um quadro branco interativo e junta as equipas de gestores de contas quando é necessário responder a solicitações. Diminuiu os tempos de resposta para metade e reduziu o tráfego de e-mails em quase 10% em toda a empresa”.

5. Bem-estar no escritório

Há muito a dizer sobre como um pouco de ar fresco e água podem aumentar a produtividade no local de trabalho. Embora a tecnologia seja essencial num escritório moderno, Penson refere que ainda há espaço para a natureza no ambiente de trabalho: “Torne-o limpo e saudável, com ar fresco, uma taça com fruta, muita água para beber e sumos de frutas. Como um velho amigo meu diz: “A saúde torna tudo possível”. Não faz sentido que o trabalho seja prejudicial para a saúde a longo prazo”.

6. Luz natural

Elaborando mais sobre o tema do bem-estar no escritório, Penson sugere que inundar o espaço de trabalho com luz natural é fundamental para a criatividade e a produtividade: “Precisamos de um espaço que nos inspire e não de uma sala com um teto falso horrível. Precisamos de um espaço acolhedor que nos transmita uma sensação de naturalidade”.

7. Cadeiras confortáveis

No local de trabalho moderno, podem ser passadas muitas horas a uma secretária, à frente de um ecrã. Com muito tempo passado de forma sentada, é importante ter uma cadeira boa e confortável. Gemma Went, consultora de negócios online, afirma: “Passamos muito tempo sentados e isso não é nada bom para o nosso corpo. Por isso, passe algum tempo a pesquisar, ou fale com alguém que tenha conhecimentos, acerca de ergonomia no local de trabalho para assegurar que se senta da forma mais saudável possível”.

8. Microfones de topo

As transmissões ao vivo e as videoconferências são uma parte essencial do escritório moderno. Permitem trabalhar e falar com pessoas que podem estar do outro lado do mundo. Contudo, para tirar o melhor partido destas reuniões, deve investir em câmaras e microfones de qualidade. Went afirma: “precisa de um microfone topo de gama. Faz toda a diferença. Afinal de contas, poderá ter um bonito escritório, mas isso não conta para nada se não conseguir ouvir os seus clientes ou funcionários”.

A produtividade num escritório é muito influenciada pelo seu ambiente

Muito pode ser dito sobre o efeito das cores – desde fazer as divisões de sua casa mais acolhedoras, a tornar um café ou restaurante mais apelativos. A mesma regra se aplica a um escritório. Seja um ambiente de trabalho em casa, ou numa empresa, as cores podem ter impacto na produtividade dos seus funcionários, e também no seu estado de espírito.

Utilize divisões coloridas

Se está à procura de tornar o espaço do seu escritório mais inspirador, coordenar por cores certas divisões pode dividir áreas, criando, ao mesmo tempo, um impacto visual para a sua equipa e visitas. Um estudo feito pelo Departamento de Ciências Clínicas e Sociais em Psicologia, na Universidade de Rochester, afirma que a cor pode influenciar a sua disposição, com cores diferentes a criar determinadas sensações em cada indivíduo.

Fontes indicam que

• O azul cria uma sensação de confiança, comunicação e eficiência;
• O amarelo estimula a mente.
• Ambas as cores seriam bastante eficientes em áreas designadas para brainstorming ou tempestade de ideias, ou onde seja preciso muita energia, como, por exemplo, à secretária.
• O vermelho é uma ótima cor para sítios onde se necessite de mais atividade física – insira esta cor em armazéns, pois pode aumentar a produtividade.

Dar cor às paredes

Cores que transmitem energias positivas, como o azul e o verde, são a escolha ideal no que diz respeito à decoração de escritório em larga escala. Pintar paredes inteiras, seja no escritório na sua casa casa, ou no seu local de trabalho, pode criar coesão entre espaços, dando-lhes um ar mais interessante para os seus clientes.

Se está à procura, de que cores deve aplicar no interior do seu escritório, o site Taskword.com afirma que o verde ajuda-o a manter-se calmo e eficiente, enquanto que o azul é a cor associada à produtividade. Então, pintando uma parede inteira, com uma destas cores, pode ajudar a aumentar a motivação do seu staff.

No entanto, muita cor espalhada pelas paredes, pode ter o efeito oposto ao que era pretendido, por isso tenha cuidado para não exagerar na decoração do espaço.

Os efeitos psicológicos das cores podem desempenhar um papel fundamental na nossa vida de trabalho diária, desde fazer-nos sentir mais acordados a aumentar os nossos níveis de energia. Se está à procura de maneiras para decorar o seu escritório, pesquisar sobre a psicologia das cores e o efeito que pode ter no ambiente do seu escritório, pode ser um bom ponto de partida.

Adicionar cor aqui e ali

Quando está a decorar o seu escritório, não precisa de colorir cada metro quadrado da empresa. Em vez disso, adicionar pequenos detalhes coloridos pelas secretárias irão melhorar a moral e a produtividade dos seus funcionários. Capas, agrafadores, cadernos e outros acessórios de escritório são uma grande diferença para criar um local de trabalho mais colorido.

Já pensou na importância dos momentos de pausa no seu bem-estar e produtividade?

Pode parecer contra-intuitivo, mas a verdade é que parar pode ajudar-nos a ser mais produtivos. Por mais que goste da sua profissão, é natural que aprecie e que precise desses momentos de pausa. E que, num dia em teletrabalho, tenha dificuldade em aproveitá-los da mesma forma que conseguia quando estava no escritório.

Mas só depende de si. É normal pensar: “se no escritório usava a pausa de dez minutos para tomar um café e dar dois dedos de conversa com os colegas, em teletrabalho posso torná-la mais produtiva e adiantar uns 20 ou 30 minutos de trabalho até ao fim do dia”.

Com a flexibilidade de horário e o teletrabalho, muitas pessoas se focam numa pergunta: como ganhar tempo?

E se o objetivo for esse, para desligar do trabalho por uns minutos, pode aproveitar a pausa da manhã para colocar a máquina da roupa a lavar ou adiantar o almoço. Ainda conseguirá tomar um café e comer um snack, antes de regressar à secretária para mais uma jornada de concentração. Quem diz a pausa da manhã, diz a hora de almoço ou a pausa do lanche. As horas de pausa também podem ser produtivas sem ser ligado ao computador.

Mas será que isso lhe vai mesmo permitir ganhar tempo?

É que, terminadas as tarefas profissionais, poderá sentir-se mais cansado do que seria normal porque, na verdade, há nove ou dez horas que não faz qualquer pausa. É verdade que algumas tarefas da casa estão adiantadas e tem uns minutos de sobra ao final do dia para fazer o que lhe apetecer. Mas… vai apetecer-lhe, realmente, fazer alguma coisa? Ou sente que não tem energia para tirar partido do tempo que poupou?

Quem está em teletrabalho está familiarizado com essa tentativa de encaixar tarefas domésticas nas pausas que, naturalmente, deixam de ser pausas. A nossa dica é que não ceda à tentação, que reconheça o valor e a importância das pausas e que as aproveite para fazer algo que lhe dê prazer e o faça desligar por uns minutos.

Iniciativas simples, como levantar-se, esticar as pernas, apanhar um pouco de sol ou ar fresco à janela, beber um café ou comer uma peça de fruta são essenciais ao seu bem-estar, à sua motivação e também à criatividade e produtividade.

Não faltarão outras estratégias para transformar as pausas em pausas, para relaxar e recarregar baterias.

Deixamos-lhe uma pequena lista:

– um breve passeio ao ar livre;

– uma curta sessão de meditação;

– alguns exercícios físicos de baixa intensidade;

– ler algumas páginas de um livro;

– olhar pela janela e ver a rua;

– dançar ao som da sua música preferida…

E, porque socializar também é importante, nada impede que faça algumas dessas atividades acompanhado, mesmo à distância. O telemóvel não serve só para trabalhar, pode aproveitar e matar saudades dos seus colegas preferidos. Talvez na próxima vez sejam eles a desafiá-lo para uma pausa à distância.

Há quem diga que, seja ou não a tempo inteiro, o teletrabalho veio para ficar. A questão que se coloca é que, se alguns ficam entusiasmados com a ideia, também há quem não conceba a possibilidade de prolongar a experiência por mais do que algumas semanas.

Por vezes, não se trata de ter saudades de ir para o escritório, mas sim da sensação de… sair do escritório.

E eis o problema: é que para sair de um sítio é preciso que ele… exista.

Verdade de La Palice? Nem por isso. A verdade é que, quando dizem “trabalhar a partir de casa”, é inevitável pensar que o poderá fazer nos sítios mais confortáveis.

Tendo oportunidade de o fazer – e sabendo que não será visto, claro – quem resiste à tentação de trabalhar na cama, no sofá da sala, de levar o PC para a varanda ou de esvaziar a caixa de correio eletrónico ao mesmo tempo que cozinha?

Acontece que estes supostos prazeres duram muito pouco tempo e terminam, demasiadas vezes, com uma dor de costas e de cabeça, com a refeição estragada e com os companheiros de casa impacientes por tropeçarem em si nos lugares mais improváveis.

Por outro lado, quando se apercebe, toda a casa já se transformou em “local de trabalho”. A cama e o sofá deixam de ser lugares de descanso e passam a ser associados ao trabalho e às dores de costas, ir à varanda deixará de lhe dar o mesmo prazer e poderá dar consigo a trabalhar enquanto cozinha, só pela sensação de que está a aproveitar aquele tempo para despachar tarefas profissionais mais simples.

A resposta para tudo isto é a tal verdade de La Palice: arranjar um escritório.

Mesmo para quem não tem uma divisão que possa ser dedicada a essa função, pode dispor de algum espaço que possa ser adaptado.

Não há que complicar. Opte por uma secretária com a altura adequada, uma cadeira ajustável e confortável e alguns objetos úteis que o transportem para o ambiente de escritório: o porta-canetas, o arquivador e alguns post-its coloridos (depois de começar a usá-los vai perguntar-se como sobreviveu sem eles)…

Tudo isto, num espaço bem delimitado no qual possa entrar quando começa a trabalhar e, principalmente, do qual possa, lá está, sair.

Mas não basta. Garanta que este “sair do escritório” não acontece só ao final do dia...

Faça pausas regularmente, para um lanche ou um café na cozinha que voltou a ser cozinha ou na varanda que já não é escritório.

Feitas estas alterações na casa e na rotina, conte-nos: ainda sente falta de ir para o escritório? Ou tudo funciona melhor por, ao fim do dia, poder abandoná-lo e tirar partido do resto da casa?

O LOCAL DE TRABALHO é para as pessoas. As pessoas que habitam e utilizam um determinado local têm um grande efeito sobre o mesmo, mas o próprio local também tem um maior efeito do que seria de esperar sobre a forma como as pessoas se sentem, interagem e se relacionam entre si.

Na Staples, sabemos que o LOCAL DE TRABALHO desempenha um papel importante na nossa vida diária. Alguns dos nossos momentos profissionais mais importantes resultam da partilha das nossas ideias e de nos sentirmos realmente ouvidos e entendidos. É por isso que uma SALA DE REUNIÕES inteligente e eficaz é algo de que todos os locais de trabalho precisam, quer esteja a trabalhar com uma equipa de dois ou de vinte.

A SALA DE REUNIÕES ideal, e as ferramentas que tornam possíveis as reuniões, ligam e inspiram os colaboradores e os clientes, encorajando conversas produtivas e colaborações proveitosas que conduzem a um LOCAL DE TRABALHO mais feliz e ao sucesso em geral. Porque, quando o seu LOCAL DE TRABALHO funciona, tudo funciona. Eis como podemos tornar isso mais fácil.

Dizer olá

Nem todos fazemos o nosso melhor trabalho sentados a uma secretária. E, quando estamos num cubículo ou num local fechado, há ainda menos oportunidade para interação. Quando as salas de reuniões estão cheias, ou quando não existem, uma sala de jantar ou de estar pode ser facilmente uma SALA DE REUNIÕES promissora para obter novas ideias.

A iluminação também tem um enorme impacto no ambiente e energia, que deve ter em atenção ao otimizar a atmosfera da sua SALA DE REUNIÕES. A luz natural é sempre melhor, mas quando não está disponível tente evitar lâmpadas fluorescentes e procure os benefícios da iluminação biodinâmica ou circadiana. Ao imitar as mudanças de temperatura e intensidade que ocorrem naturalmente, auxilia o organismo a produzir os níveis corretos de hormonas na altura certa do dia. Isto sincroniza os nossos relógios internos para estarmos equilibrados, bem repousados e, em última instância, mais produtivos e com vontade de ter uma conversa com sentido.

Uma iniciativa de pesquisa durante sete meses sobre escritórios saudáveis do gigante internacional do imobiliário, a CBRE, e da Universidade de Twente, VU Amesterdão, descobriu que a iluminação circadiana pode ter um dilúvio de efeitos positivos sobre os colaboradores, desde relatórios de desempenho melhorado — que subiram 12% objetivamente e 18% com base na perceção pessoal — até níveis melhorados de saúde, energia e felicidade entre 50, 71 e 76 por cento de participantes, respetivamente. Tudo isto para dizer que a iluminação faz muita diferença quando está a tentar pensar fora da caixa e a colaborar com sucesso no seu LOCAL DE TRABALHO.

Iniciar a discussão

Quer se trate de um canto sossegado para fazer uma chamada importante ou para trabalhar com uma mudança de cenário, é importante cultivar uma SALA DE REUNIÕES que se adapta às necessidades da sua empresa, bem como dos seus colaboradores. Uma mente fervilhante precisa de um corpo confortável, por isso, certifique-se de que o seu mobiliário e acessórios estão a cumprir a sua função. Acessórios ergonómicos desde teclados até utensílios de escrita prometem menos dores no final do dia, e o apoio para as costas é crucial, quer esteja numa cadeira de secretária ou sentado num sofá.

Pelo lado visual, as cores brilhantes e o design avançado tornam as pessoas felizes e inspiram criatividade ao mesmo tempo que o material com a sua marca adiciona um sentido de espírito da empresa. A BBC indica que alguns estudos revelaram que cores diferentes produzem efeitos variáveis - azuis e verdes estimulam a criatividade, por exemplo, enquanto que o vermelho pode melhorar a atenção ao detalhe. E, entretanto, algo tão simples como um conjunto de canecas com estilo que incluem o seu logótipo, juntamente com uma citação ou um elemento gráfico peculiar, pode melhorar a moral e apoiar um sentido de camaradagem. Alguns toques importantes e estará pronto quando a inspiração surgir e preparado para a manter a fluir.

Ligar-se

Todos partilham as suas ideias de forma diferente, pelo que é importante permitir todos os tipos de génio criativo, quer seja preciso um sem fim de Post-its numa parede comum ou uma sala com um quadro branco que ajuda a transmitir uma ideia. Em reuniões em que está a tentar recolher pareceres ou conduzir novas ideias, a interatividade é um elemento fundamental e é importante ter formas simples para captar o que está a ser dito. Com os materiais adequados à mão, estará preparado para anotar tudo e adicionar alguma inovação pessoal enquanto faz isso.

Obviamente, as ligações com clientes ou colegas muitas vezes serão digitais, pelo que é importante para qualquer LOCAL DE TRABALHO em casa ou em co-working ter a tecnologia disponível para o manter em cima do acontecimento. Os computadores portáteis, auscultadores e telefones com chamadas de conferência permitem-lhe cuidar das relações profissionais e levar a sua SALA DE REUNIÕES para qualquer lugar — a sua cozinha, um táxi ou a sala de espera num aeroporto.

Saiba mais sobre como melhorar a colaboração na sua SALA DE REUNIÕES e sobre as soluções da Staples para interações empresariais de sucesso.

A normalização do teletrabalho

Se há um ano o teletrabalho era um mundo novo, depois da chegada do coronavírus é uma experiência pela qual boa parte da população já passou. Aquelas duas semanas de trabalho à distância tornaram-se num mês, um mês em dois meses, e passado um ano continuamos ainda em teletrabalho.

Apesar de este fenómeno ser habitual em algumas empresas há alguns anos, a pandemia veio acelerar o processo, e hoje em dia parece ter chegado para ficar. Segundo o INE, mais de um milhão de portugueses já estiveram em regime de teletrabalho.

Agora, com a distribuição das vacinas e o fim da pandemia à vista, surge a questão: será que quando isto acabar vamos voltar ao “normal”?

O que querem as empresas e as pessoas?

Não nos podemos esquecer que há duas partes envolvidas neste processo. Temos o interesse dos colaboradores e o das empresas. Por enquanto, sabemos pelas conclusões de um estudo da PwC que 75% dos CEO’s portugueses acreditam que o teletrabalho veio para ficar, muito por forma a garantir a segurança dos seus colaboradores e clientes. Esta mudança envolverá, claro, um desenvolvimento e uma reestruturação digital que irão mudar o mundo empresarial como o conhecemos hoje.

Uma das grandes vantagens para as empresas, será a abertura das suas portas a candidaturas globais. Isto significa que o melhor talento e as melhores empresas poderão, finalmente, estar ligadas à distância de um clique.

Também ficamos a saber, através de um estudo da JLL, que a larga maioria das pessoas admite que gostaria de trabalhar a partir de casa depois da pandemia. Entre vários motivos que despertam esse desejo, os principais são:

• o tempo poupado em deslocações;
• o tempo poupado em interrupções;
• e a flexibilidade na agenda.

Ao conjugar o foco das empresas na melhoria das condições de segurança, higiene e saúde, e as preferências dos trabalhadores sobre o conforto de trabalhar a partir de casa, parece inevitável que o futuro seja à distância.

Ou, pelo menos, que seja um futuro híbrido.

Previsões de um futuro híbrido

Um futuro híbrido permite que os envolvidos cheguem a um equilíbrio saudável e benéfico para ambas as partes. Segundo um estudo da Kaizen Institute, 70% das empresas planeiam adotar um “sistema misto”, sendo que a maioria sente que a produtividade dos seus colaboradores ficou igual ou tornou-se superior quando comparada com os tempos de trabalho presencial.

Poderá haver mesmo certos tipos de tarefas cuja produtividade está associada ao local de trabalho. Por exemplo, as tarefas mais repetitivas são mais adequadas ao escritório físico, onde nos é mais fácil mantermo-nos longe das tentações. Enquanto as tarefas mais criativas são mais adequadas para o trabalho remoto, onde a flexibilidade nos permite pensar de forma mais aberta.

Este sistema híbrido prevê um balanço entre os dias passados no escritório e os dias passados a trabalhar em casa. Esta será a forma ideal de mantermos todas as vantagens do conforto e segurança do home office sem que se percam os pilares do trabalho físico, principalmente em termos de formação e de integração na equipa.

Quem é que já não sente saudades de beber um café com os colegas? De um jogo de ping pong ao fim da tarde? Ou de um final de trimestre com metas atingido que acaba num jantar de celebração? Mas atenção, e antes que se perca na nostalgia desses momentos, é importante mencionar que não se colherão tais benefícios sem que primeiro se volte a pensar na forma como trabalhamos. Aqui, é preciso atribuir o devido foco à humanização e à digitalização.

Humanização porque, à distância, há coisas que perdemos. A comunicação deverá ser ainda mais clara e regular, porque já não estamos lá sempre para resolver o problema em segundos. Deverá, também, haver um foco na gestão de recursos humanos para que os colaboradores se mantenham motivados. E, ainda, aplicar formas experimentais de integração, para que qualquer colaborador se sinta parte de uma equipa que hoje vê com menos frequência. Não há fórmulas mágicas: todos estamos a aprender com este processo e o fundamental é envolver toda a equipa nessa aprendizagem, pedindo feedback e sugestões de melhoria de forma regular.

E digitalização para não ficarmos para trás. As empresas mais jovens são maioritariamente constituídas por nativos digitais, mas quem não é nativo terá de se tornar, no mínimo, fluente. Há uma necessidade de adaptação e de formação para que todos os colaboradores de uma empresa estejam a operar nos seus níveis ótimos. E não pode deixar que a sua empresa seja ultrapassada tecnologicamente.

Dicas para este novo estilo de vida

• Aprenda a desligar. Quando o seu local de lazer se transforma no seu local de trabalho pode tornar-se complicado esquecer o emprego. É importante manter uma rotina que lhe permita trabalhar quando precisa de trabalhar e de descontrair quando precisa de descontrair. Estabeleça horários fixos com intervalos estratégicos, faça uma alimentação regrada, combine atividades sociais com amigos, e aproveite para sair de casa para relaxar. Acima de tudo, lembre-se que trabalhar mais não é sinónimo de trabalhar melhor, e que uma cabeça fresca é mais produtiva do que uma que não tem tempo para descansar. Temos algumas boas dicas em relação a este assunto num outro artigo aqui.
• Reinvente o seu escritório. Agora tem a oportunidade única de poder trabalhar onde sempre sonhou. Por isso pode aproveitar para decorar o seu escritório de uma forma que o inspire, e criar um ambiente confortável, onde possa ser mais eficiente e produtivo. Na Staples poderá encontrar as cadeiras ergonómicas que precisa para melhorar a sua postura, os computadores mais úteis para o teletrabalho, e mais material de escritório que o irá ajudar no seu novo dia a dia.
• Por fim, veja o copo meio cheio. Há hábitos e coisas que, infelizmente, a pandemia nos tirou e que provavelmente não voltaremos a ter. Mas veja o lado positivo, será possível juntar o melhor dos dois mundos: o conforto e a segurança do trabalho remoto, com o espírito de equipa que apenas se encontra no escritório da sua empresa.

Ao utilizar a energia das pessoas que nos rodeiam, podemos ter uma visão mais otimista e mais sucesso no nosso trabalho.

Está provado que o facto de estarmos rodeados de pessoas otimistas e entusiastas é um importante fator de motivação. Trabalhar num escritório pode ocasionalmente ter um efeito negativo sobre o estado de espírito e, em última instância, refletir-se na carga de trabalho. Ao utilizar a energia positiva das pessoas ao nosso redor, é possível mudar a nossa própria perspetiva. De acordo com o especialista em motivação Jim Rohn: “Uma pessoa é a média das cinco pessoas com as quais passa a maior parte do tempo”. Como tal, devemos aproveitar o otimismo das pessoas à nossa volta para nos sentirmos mais inspirados e motivados. Por vezes, o mundo pode ser um lugar difícil, por isso é essencial termos pessoas positivas ao nosso lado.

O que é uma pessoa otimista?

As pessoas otimistas não estão apenas felizes: elas incentivam, inspiram e motivam os outros com a sua energia. Em vez de apenas terem um “bom” dia, estas pessoas “fazem” um bom dia. São pessoas que acrescentam valor à nossa realidade, seja intelectual, emocional ou espiritualmente. É possível encontrar estas pessoas em todos os lugares, não apenas no trabalho. Um familiar ou amigo pode ser a pessoa otimista de que precisa, para incentivá-lo e apoiá-lo ao longo da sua vida. Quando se trata de encontrar pessoas otimistas no trabalho, centre-se nas pessoas produtivas que não se distraem facilmente, mas estão sempre dispostas a ajudar.

Por que é tão importante rodear-se de pessoas otimistas?

A energia das pessoas otimistas é contagiante e, em última instância, pode motivá-lo a esforçar-se mais e a estar na linha da frente no trabalho. As pessoas otimistas tomam decisões, o que pode constituir uma vantagem concreta no local de trabalho. Adote esta abordagem para ser mais otimista face ao seu próprio trabalho e estar mais disposto a aprender, ouvir e progredir. As pessoas otimistas esforçam-se mais para assumir as rédeas do seu futuro, o que pode fazer com que as pessoas à sua volta estejam mais motivadas para o sucesso.

Como ser uma pessoa mais otimista?

Não se esqueça do provérbio: diz-me com quem andas dir-te-ei quem és. Como tal tem de emitir vibrações positivas para atrair pessoas positivas e vice-versa. Contudo, seja você mesmo e estabeleça objetivos – em vez de sentir que anda perdido, sente-se e converse com o seu superior sobre as suas metas a curto e a médio prazo.

Traçar objetivos realistas, e estabelecer um desafio, pode ajudá-lo a ser mais feliz no seu trabalho. Escreva as suas metas no seu bloco de notas ou portátil para que nunca se esqueça do seu objetivo. A felicidade é contagiante, por isso, não deixe de sorrir. Mesmo quando está em baixo, um simples sorriso pode ajudá-lo a ficar mais bem-disposto. Sorria para os outros no escritório e sorria interiormente.

E lembre-se que o otimismo que transmite e sente à sua volta pode ajudá-lo muito a sentir-se mais feliz no seu trabalho e na sua vida de uma forma geral. Tal como Gandhi disse: “Não permitirei que ninguém caminhe sobre a minha mente com os pés sujos”.

De constipações, ao stress da carga de trabalho, é importante analisar o quão saudável é o seu escritório

Uma doença infecciosa pode espalhar-se num escritório como fogo numa florestal. Mas com a pressão de cumprir certos trabalhos dentro do prazo, e evitar a acumulação de trabalho, muitas pessoas trabalham independentemente de como se sentem ou do seu estado de saúde. Um questionário realizado a 300 trabalhadores da Staples revelou que 31% das pessoas teriam comparecido no escritório conscientes que teriam algum tipo de doença infecciosa.

61% dos funcionários doentes afirmaram que foram trabalhar devido ao excesso de trabalho a completar enquanto 28% disseram que trabalhar remotamente a partir de casa não era uma possibilidade. A chefe do departamento de recursos humanos, comentou os resultados deste questionário: “O que nós observamos é um número preocupante de trabalhadores que sentem necessidade de trabalhar quando estão doentes. Os chefes têm de dar ênfase à importância dos seus funcionários ficarem em casa quando estão doentes, especialmente em casos de doenças infecciosas.”

Evite contaminar os seus colegas

Funcionários doentes podem criar um impacto negativo, não só na própria produtividade, como também no pessoal que os rodeia. Espalhar a doença no escritório pode resultar na redução de trabalhadores presentes, e como consequência, uma acumulação de trabalho para o resto da equipa.

No entanto, não são só funcionários doentes que podem espalhar uma doença entre o pessoal. O mesmo questionário realizado pela Staples, revelou, também, que 1 em cada 7 funcionários não utiliza sabão/sabonete líquido quando lava as mãos após ir à casa de banho, e 1 em cada 50 não lava as mãos de todo, algo que é crucial para evitar a transferência de germes no local de trabalho.

Limpe a secretária regularmente

Secretárias podem ser também o habitat ideal para o crescimento de bactérias – com teclados a serem considerados ambientes mais sujos que as casas de banho. 72% das pessoas interrogadas durante o questionário realizado pela Staples admitiram comer à secretária, o que permite a acumulação de germes. Se é o tipo de pessoa que come à pressa enquanto trabalha, poderá estar a expor-se a bactérias perigosas para a sua saúde.

Para poder proteger-se e proteger os seus colegas na empresa, é essencial criar algumas regras de higiene e segurança no trabalho. Incentivar os funcionários a ter boas práticas de higiene irá reduzir a presença de bactérias perigosas para a saúde no local de trabalho.

Evite comer na sua secretária

É importante também salientar que os trabalhadores devem evitar fazer as suas refeições e snacks/lanches longe da secretária – devem fazê-lo no local designado para isso, como a cozinha. Isto não irá apenas aumentar a produtividade, como também irá reduzir o risco de existirem colaboradores doentes, dada a redução de bactérias perigosas para a saúde presentes no local de trabalho.

Lave as mãos adequadamente

Destacar avisos para lavar as mãos na casa de banho também é uma excelente forma de promover uma boa higiene e segurança no trabalho. Apesar do processo de lavagem das mãos parecer básico, existe uma forma correta de como o fazer, reduzindo a quantidade de bactérias que podem ser perigosas para a saúde. O Centro de Controlo de Doenças recomenda passar pelo menos 20 segundos a esfregar as mãos com sabão e água quente, para ter a certeza que as mãos ficam o mais limpas possível. Dado o constante contacto entre funcionários na empresa, o uso diário de gel antibacteriano e a correta higienização das mãos são os pontos chave para prevenir e reduzir a incidência de certas doenças como constipações.

Utilize produtos de limpeza adequados

Utilizar os produtos de limpeza certos, como detergentes para casa de banho, cozinha, produtos diários para o chão, entre outros, é essencial para a redução de germes, sujidade e oleosidade no ambiente de trabalho. Produtos de limpeza multiusos ajudam a limpar uma variedade de superfícies, como secretárias, e outras peças de mobília, mantendo assim os padrões de higiene na empresa.

Vários estudos confirmaram que o uso de papel de cozinha absorvente é mais higiénico, em contraste com os secadores das mãos tradicionais, pois secam as mãos e ajudam a remover germes mais rapidamente. Disponibilizar papel de cozinha nas casas-de-banho, cozinha, e outros locais onde é comum os funcionários lavarem as mãos, pode fazer uma grande diferença no que toca a conter os germes.

Seja flexível – trabalhe a partir de casa

Permitir que os seus trabalhadores façam as suas funções remotamente enquanto estão doentes, pode também fazer uma grande diferença para a saúde em geral no escritório. Apesar de não parecer a solução mais prática, permitir que o funcionário fique a trabalhar a partir de casa durante o período de recuperação irá impedir o contágio com o resto da equipa.

No que toca a higiene no local de trabalho, ter todos a participarem pode reduzir o risco de doenças. Simples tarefas como limpar um  teclado/rato que estejam sujos, manter a secretária organizada e verificar que tem os produtos de limpeza mais indicados são os primeiros passos para reduzir germes no local de trabalho.

Um LOCAL DE TRABALHO limpo e organizado é indispensável em qualquer empresa, quer o partilhe com outros colaboradores ou com a sua família. Na Staples, sabemos como ter tudo imaculado e com os produtos básicos à disposição é importante para a rotina do escritório, e é por isso que temos orgulho em fornecer tudo aquilo de que precisa para manter o seu LOCAL DE TRABALHO com todas as condições de HIGIENE E LIMPEZA para os colaboradores e visitantes.

Num dia de trabalho cheio de altos e baixos e de stress profissional, a HIGIENE E LIMPEZA do escritório não deve ser motivo de preocupação. O LOCAL DE TRABALHO desempenha um papel importante na nossa vida diária e é fácil fazer com que este funcione a seu favor e de todos os que o utilizam. Porque, quando o seu LOCAL DE TRABALHO funciona, tudo funciona.

Sentir-se bem

O LOCAL DE TRABALHO ideal satisfaz as nossas necessidades, para que possamos direcionar a nossa energia para sermos o mais criativos possível e atingirmos o nosso potencial máximo no trabalho. Entrar num escritório limpo e perfumado logo pela manhã dá outro ânimo ao seu dia. Junte a satisfação de ter sempre à mão todos os produtos de HIGIENE E LIMPEZA básicos que necessita ao longo do dia e terá certamente um dia mais agradável.

Manter-se saudável

Todos os anos milhões de pessoas em todo o mundo adoecem com gripe, o que as impede de ir trabalhar, fá-las ficar de cama e em baixo de forma, por vezes durante semanas. Para a manter controlada no seu LOCAL DE TRABALHO, certifique-se de que fica em casa e, se o seu escritório for em casa, na cama até estar sem febre durante pelo menos um dia. E, no trabalho, ter sempre à disposição sabonete líquido, toalhetes de papel e desinfetante para mãos pode ajudar a manter o seu LOCAL DE TRABALHO mais seguro e mais saudável para todos.

Lavar, secar e desinfetar as mãos ao longo do dia é uma das melhores defesas contra a propagação de germes e de doenças. Coloque um lembrete na casa de banho do escritório para incentivar uma boa higiene e melhores formas de lavar as mãos. A secagem é tão importante como a lavagem. As bactérias aderem mais facilmente às mãos húmidas, por isso, certifique-se de que usa os toalhetes de papel depois de ter lavado as mãos com água e sabão.

Ter cuidado

É muito importante não descurar a HIGIENE E LIMPEZA no LOCAL DE TRABALHO. Não só expõe as pessoas ao risco da disseminação de bactérias, como também é um incómodo para todos aqueles que estão envolvidos. Para além disso, dá uma má impressão da empresa como um todo.

Mas não é difícil evitar isso. Com o nosso inventário, podemos assegurar que tem sempre à disposição todos os produtos e soluções de HIGIENE E LIMPEZA necessários. Sabemos a diferença que faz no seu dia ter um LOCAL DE TRABALHO impecavelmente limpo e estamos aqui para o ajudar a tornar a sua gestão o mais fácil possível.

Saiba mais sobre a importância de ter um LOCAL DE TRABALHO saudável e sobre as soluções para HIGIENE E LIMPEZA da Staples Corporate .

O caos facilmente reina num escritório que carece de organização. Com faturas invisíveis, cartões-de-visita que não se conseguem encontrar e uma lista enorme de coisas a fazer, é difícil chegar às tarefas mais urgentes enquanto se está rodeado por toda esta confusão.

Numa escala menor, mesas desorganizadas não vão fazer uma diferença no dia-a-dia, mas é absolutamente vital para, a longo prazo, ter o escritório em ordem. De seguida, apresentamos algumas sugestões para ter o seu espaço de trabalho em ordem.

Aparelhos e gadgets

Invista em alguns dispositivos e máquinas de alta tecnologia para ter um efeito muito positivo sobre o ambiente de escritório, ajudando a reduzir a desordem, maximizar o espaço e melhorar a eficiência de todas as pessoas.

Smartphone – é um autêntico escritório portátil, pois permite ter acesso a todos os documentos que precisa em qualquer lugar e a qualquer hora.

Scanner – evite uma avalanche de papelada ao digitalizar os documentos no seu computador para ter mais fácil acesso aos mesmos e sem ter de os procurar manualmente. Bons scanners trabalham tanto a cores como a preto e branco e é uma funcionalidade que até está disponível na compra de uma impressora multifunções. Acredite que a sua mesa de escritório vai agradecer por todo o espaço e peso a menos, ao combinar as funções de cópia, digitalização e impressão numa única máquina.

Trituradora de papel – é uma parte essencial da vida no escritório quando há muita papelada, especialmente se alguns são papéis confidenciais e precisam ser destruídos para evitar possíveis fraudes.

Organizar o seu escritório

O mais recente material de escritório apresenta muita qualidade, mas existe uma grande variedade de produtos organizacionais simples e fiáveis para manter tudo em ordem no seu escritório.

Armários de arquivo – este tipo de arquivo é extremamente útil, fácil de encontrar e pode ser rotulado e diferenciado por cores para que possa facilmente distinguir entre diferentes projetos e documentos.

Caixas de arrumação – podem ser colocadas em salas de armazém ou móveis, ordenadamente arrumados, com artigos no seu interior. O uso de caixas transparentes vai ajudar a identificar o material dentro de cada uma.

Etiquetas – as etiquetas podem ser indispensáveis e não apenas para as pastas de arquivo. Se rotular as prateleiras e armários irá poupar tempo ao tentar encontrar um documento.

Organizadores de secretária – Antes de colocar os papéis na trituradora de papel ou nos armários de arquivo, utilize um organizador da mesa, com secções separadas para o que precisa e o que deve ser encaminhado para o lixo; este simples acessório pode ajudá-lo a ter os seus documentos em ordem.

Quadros brancos – ideais para realizar atividades de grupo, como sessões de brainstorming, ou colocar os seus pensamentos em ordem, estes podem ser muito úteis como ponto de referência rápida sempre que precisar estabelecer o fluxo de trabalho.

Pastas de arquivo – uma das formas mais eficazes para armazenar o papel, reunindo todas as notas soltas numa pasta acessível que será imprescindível quando é necessário pesquisar informação prévia.

Arquivadores – muito úteis para colocar cadernos e revistas velhas.

Obter tudo app-solutamente em ordem

Mantenha-se organizado com esta grande seleção de aplicações e programas de software empresarial e aproveite as melhores dicas para o seu negócio.

Aplicações para memorizar palavras-chave – LockBox ou eWallet são aplicações que podem ser usadas para armazenar em segurança todas as suas senhas num dispositivo móvel.

Aplicações de cartões-de-visita – livre-se das gavetas com imensos cartões-de-visita soltos com CamCard; basta tirar uma foto do cartão e guardar estes dados na lista de contatos no seu telemóvel.

Aplicações de produtividade e colaboração – com o Google Drive e Evernote pode facilmente criar e armazenar documentos e imagens; além disso, pode definir um ponto de acesso central a partir do qual outros colegas poderão trabalhar os mesmos dados em simultâneo.

Se o seu escritório tem falta de organização, siga estas dicas e reserve uma tarde para começar a limpeza. Será melhor para si e para o seu negócio!

Trabalhar a partir de casa torna-se mais fácil com a tecnologia certa e pode até ser mais produtivo. Saiba como criar o espaço de trabalho ideal em sua casa.

Para começar, é importante perceber se na sua empresa existe uma política de trabalho à distância, que consiste basicamente num guia de regras e expetativas relativamente aos colaboradores que optem por esta forma de trabalho – o que é considerado “trabalho à distância”, o que é ou não permitido e que equipamentos e materiais serão disponibilizados pela empresa, por exemplo. Se está a pensar implementar esta forma de trabalhar na sua empresa é bom começar por definir esta política.

Saiba como começar

Criar um espaço de trabalho em casa requer algum planeamento e cuidado. Primeiro é importante perceber qual será a duração do período de trabalho em casa – será apenas durante alguns dias, devido a uma situação imprevista? Será a sua forma de trabalhar alguns dias por semana? Ou será o seu espaço de trabalho permanente?

Neste último caso pode ser benéfico para todos que a própria empresa crie um espaço de trabalho na casa do colaborador, com mobiliário e equipamentos próprios, para garantir todos os requisitos ergonómicos, que impactam diretamente na saúde e produtividade do colaborador.

Em ambos os casos deve começar por definir onde será o seu espaço de trabalho – sendo um espaço de trabalho permanente deve ser numa localização exclusivamente dedicada, para evitar ter que movimentar mobiliário ou equipamento.

Escolha um local sossegado, onde se consiga concentrar – por exemplo, evite janelas junto a ruas com muito movimento – e com boa iluminação, mas evite colocar o monitor de frente para uma janela, pois a luz dificultará a visibilidade.

O mais importante é criar o espaço de trabalho que melhor se adequa a si – é mais produtivo se estiver de frente para uma janela ou é apenas uma distração? Vai trabalhar apenas algumas horas e prefere estar sentado num sofá confortável ou é essencial uma cadeira de escritório? Pense em todas estas variáveis antes de começar.

O que vai precisar

Depois de definir onde será o seu espaço de trabalho, é importante garantir que tem todos os equipamentos e ferramentas para que seja funcional e produtivo.

Comecemos pelo básico – um computador portátil, um telefone e ligação à internet. Basta esta ligação à rede para ficar ligado a todos os seus colegas e à empresa – o acesso remoto deve ser o mais seguro possível como se estivesse no escritório, por isso o papel do departamento informático da sua empresa é essencial em qualquer processo de trabalhar à distância.

Definidos os essenciais, vamos aos extras! Existem um conjunto de equipamentos e ferramentas adicionais que podem não ser essenciais para trabalhar a partir de casa, mas que são importantes quando cria um espaço de trabalho permanente ou simplesmente se sentir-se mais próximo do escritório o ajudar a ser mais produtivo.

Em qualquer um dos casos, se puder ter acesso a uma cadeira confortável e ergonómica essa será sempre a opção ideal – se for por mais do que algumas horas, evite trabalhar no sofá ou numa cadeira da cozinha.

Se estiver a criar um espaço de trabalho permanente, opte por uma secretária pequena, preferencialmente com uma gaveta pequena para arrumar os acessórios básicos – ou facilmente as suas ferramentas de trabalho se podem “perder” pelas outras divisões da casa.

Faça uma lista do que é essencial para o seu dia a dia profissional e tenha por perto apenas estas ferramentas – esferográficas, marcadores, bloco de notas, clipes, elásticos, agrafador, furador, tesoura, fita-cola ou régua – evite tudo o que sejam acessórios que usou uma vez e foi para emprestar a um colega.

Se trabalhar com documentos tenha por perto pastas de arquivo, bolsas ou tabuleiros, para garantir que os papéis se mantêm no espaço de trabalho e estão sempre organizados. Se trabalhar com muita documentação, uma pequena estante ou armário podem ser a solução para arquivar tudo – facilmente a desorganização do espaço de trabalho pode impactar a organização do resto da casa.

Se uma impressora for essencial no seu dia a dia, uma pequena multifunções pode ser suficiente para as necessidades de apenas uma pessoa.

Com planeamento é fácil estabelecer e implementar uma política de trabalho à distância na sua empresa, para fazer face a situações pontuais e imprevistas ou mesmo para definir uma rotina de trabalho a partir de casa para todos os colaboradores.

Uma temperatura adequada melhora o conforto e a produtividade

Estudos mostram que o calor pode ter efeitos adversos num ambiente de trabalho, mais propriamente, na produtividade de um funcionário que pode descer até 20%, e pode também aumentar os níveis de distração até 45%. Consequentemente, uma empresa pode esperar uma descida de resultados apresentados assim que as temperaturas altas do verão comecem a aparecer.

Por este motivo, é importante saber contra atacar e saber adaptar o ambiente de trabalho para os funcionários se sentirem mais confortáveis e conseguirem lidar com o calor. Existem vários fatores que podem contribuir para a moral dos trabalhadores e também para a ética no trabalho durante os meses mais quentes, por isso é necessário ter noção dos mesmos e saber priorizar os mais importantes.

Muito calor ou muito frio?

Com o tempo a aquecer, a temperatura dentro do local de trabalho começa a ser um tópico comum de conversa. Em média, cerca de 80% dos funcionários de um escritório estão descontentes com a temperatura no trabalho, e isto causa desconforto e certamente criará um impacto negativo na produtividade.

O ar condicionado pode ser uma fonte de problemas. Se estiver muito forte, certas pessoas vão reclamar que sentem frio, enquanto que por vezes estando demasiado leve, outros irão continuar a sentir calor. Isto complica o processo de manter a equipa em harmonia no que toca a manter uma temperatura em que todos estejam confortáveis.

Experimentando e posteriormente fazendo um questionário, é a forma correta de descobrir qual a temperatura ideal para todos. 

O que vestir?

Recentes pesquisas mostraram que 50% dos empregados em que a empresa restringe o vestuário, sentiram-se desconfortáveis com o calor. Funcionários que têm de seguir certos códigos de vestuário têm também mais probabilidade de criar disputas em relação à temperatura do escritório.

Ter regras mais benevolentes em relação ao vestuário, durante os meses de calor, é uma forma fácil de deixar os trabalhadores mais confortáveis, o que resultará num aumento da sua eficiência.

Permita trocar o blazer e a gravata por uma camisa mais solta, mantendo ainda umas calças com um aspeto formal, poderá fazer uma grande diferença no conforto das pessoas.

Alterar as horas de trabalho?

Com a expectativa da produtividade no trabalho diminuir durante o verão, a redução de horas de trabalho pode soar mal de início. No entanto, um estudo realizado pela Opinion Research Corporation for AOC Marketing Research mostrou que reduzir as horas de trabalho diárias, durante o verão, contribui na realidade para um aumento de produtividade, com uma taxa de 66% dos questionados a afirmar que conseguiram completar mais trabalho comparando com a situação anterior.

Seja autorizar um fim de semana prolongado, deixando os funcionários saírem mais cedo a uma sexta-feira, ou de permitir que trabalhem a partir de casa um dia por semana, alterar as horas de trabalho durante os períodos mais quentes do ano contribui para um ambiente mais positivo na empresa. Horas flexíveis também aumentam a moral dos trabalhadores, fazendo com que se sintam valorizados e recompensados pelo seu trabalho.

Beber mais água

Para ajudar a reduzir a descida em produtividade no trabalho durante o verão, recomende aos seus colegas beberem mais água. Manterem-se hidratados é crucial enquanto trabalham, especialmente em alturas de calor, quando a desidratação é uma possibilidade que dificulta a concentração.

A quantidade de água recomendada diariamente varia, mas o sugerido normalmente é de cerca de 6 a 8 copos por dia. Disponibilizar algumas fontes de água, perto da zona de trabalho e nas salas de intervalo, irá motivar os funcionários a manterem-se hidratados e a combater a sede. De acordo com uma investigação feita pela University of East London, a produtividade aumenta em 14% quando uma pessoa se mantém hidratada.

Enquanto que o calor pode afetar a produtividade de um trabalhador, dar pequenos passos para aumentar a moral e conforto da equipa pode mantê-la a trabalhar de forma árdua, mesmo nos meses mais quentes.

Quer tenha uma pequena empresa ou trabalhe em casa, a saúde e a segurança no local de trabalho são parte integrante da atividade diária. No local de trabalho, a segurança pessoal e a segurança da empresa são igualmente importantes, seja num espaço com 2 ou 2000 colaboradores. Compreender as etapas que é necessário seguir transmite tranquilidade e segurança a si, aos seus colaboradores atuais e aos futuros, caso a sua empresa comece a crescer.

Embora ninguém goste da ideia de implementar processos ou de aderir aos mesmos, esta é uma etapa crucial para o seu negócio. Conceber um programa de saúde e de segurança a implementar pode ajudar a identificar perigos e eliminar situações perigosas, mesmo antes de surgirem. Este programa pode também estimular a formação de colaboradores e auxiliar na identificação de equipamento que tenha de ser atualizado ou substituído. Acima de tudo, importa demonstrar que pretende passar das palavras à ação. Efetue uma revisão ao escritório e envolva os colaboradores para que saibam que pretende tornar o seu local de trabalho num ambiente seguro.

Ao efetuar a revisão ao escritório, é importante salientar que o tipo mais comum de acidentes no local de trabalho inclui escorregar, tropeçar e cair. É importante certificar-se de que os corredores são mantidos livres da confusão de cabos; deverá esticá-los e fixá-los, caso necessário. Proteger-se contra acidentes durante o transporte de documentação ou de chávenas de café significa que deve assegurar-se de que não existem esquinas com ângulos mortos. Isto aplica-se igualmente a superfícies com pavimento; a instalação de superfícies antiderrapantes, como alcatifas, pode ajudar a reduzir este risco. Por fim, a maior causa de quedas no local de trabalho: equilibrar-se numa cadeira de escritório com rodas. É sempre necessário chegar àquela pasta na prateleira superior, pendurar o prémio um pouco mais acima, alcançar os biscoitos bons na cozinha. Invista num escadote pequeno e robusto para evitar este incidente a qualquer custo.

As lesões ergonómicas são as mais comuns num cenário de escritório. Tanto os elementos da direção como os colaboradores passam a maior parte do dia sentados a uma secretária, a escrever no computador e, portanto, estão sujeitos a lesões relacionadas com distensões, postura e movimentos repetitivos. Poderá ser difícil identificar estas lesões. No entanto, ao efetuar algumas pequenas alterações no escritório, é possível evitá-las. O “tamanho único” não se aplica a estações de trabalho e, como tal, é importante poder ajustar a secretária, a cadeira, a altura do ecrã, etc., para garantir uma postura mais confortável enquanto está sentado. O primeiro passo é tornar o mobiliário ajustável; o segundo é garantir que sabe ajustar para a posição ergonómica mais correta. Com isto em mente, certifique-se sempre de que os seus pés estão confortavelmente apoiados no chão e que os braços estão num ângulo de 90° em relação ao seu corpo e à secretária.

Muitas vezes, a higiene é uma área negligenciada na promoção de um local de trabalho seguro e saudável. Isto é de particular interesse num pequeno escritório ou para pessoas que trabalham em casa, uma vez que pode não existir uma pessoa responsável pela limpeza das áreas comuns. Manter as cozinhas e as casas de banho limpas pode ser tão simples como fornecer sprays antibacterianos e toalhetes de papel descartáveis. Estes produtos também podem ser úteis para manter as secretárias limpas e sem pó. Garantir que as áreas partilhadas estão sempre imaculadas é um pequeno passo para a criação de um ambiente saudável e sem germes para si e para os seus colaboradores.

As etapas descritas acima são apenas um exemplo de algumas etapas importantes a considerar, independentemente da dimensão do seu escritório ou do número de pessoas que emprega. Assegurar que tem um programa de saúde e segurança implementado garante um ambiente de trabalho seguro, mas é também um passo essencial para ponderar questões mais relevantes que poderá ainda não ter considerado. Evitar situações que aumentam o risco de quedas no local de trabalho, implementar práticas ergonómicas de forma a criar uma estação de trabalho confortável e limitar o risco de bactérias mantendo um ambiente limpo e sem germes significa que está a proporcionar um local de trabalho seguro e saudável para si e para os seus colaboradores, resultando num local de trabalho produtivo.

Infelizmente, elas acabam… A rotina de trabalho volta a ser uma realidade diária e, com ela, acaba o tão saboroso descanso.

Todos sabemos que as férias de verão são um dos momentos mais desejados do ano. Infelizmente, elas acabam… A rotina de trabalho volta a ser uma realidade diária e, com ela, acaba o tão saboroso descanso.

O regresso ao escritório é sempre um momento “difícil”. Como nada diz “conforto” como o aconchego da sua casa, deixamos 3 dicas para se sentir mais em casa no escritório. Talvez assim consiga reduzir o impacto inicial de quem ainda está “a desligar o modo férias”.

1. Escolha a cadeira certa

Para os trabalhadores de escritório, passar muito tempo sentados será inevitável. Existem maneiras de melhorar esta situação, tal como fazer pausas mais frequentes para se levantar e andar um pouco. Mas há um parceiro óbvio para ajudar todas as pessoas que trabalham sentadas a ter um ambiente de trabalho mais confortável e saudável: escolher a cadeira certa.

Para escolher a cadeira ideal, é importante escolher uma que tenha braços, assento e encosto reguláveis. Tenha em mente que as costas devem estar alinhadas à estrutura da cadeira e os pés assentes no chão. Desta forma, garante uma boa postura, evita dores desnecessárias… e a sua coluna agradece!

Para conforto total, sugerimos ainda um suporte para os pés com aquecedor integrado. Assim, para além de melhorar a postura, pode sentir um conforto extra nos dias frios em que tiver de ir para o escritório. Afinal, quem é que não gosta de trabalhar com os pés quentes?

2. Lembre-se que uma boa ergonomia é essencial

Se os seus instrumentos de trabalho seguirem as regras de ergonomia, vai ficar muito mais confortável e em melhores condições para enfrentar um dia de trabalho.

É verdade que um profissional de escritório está menos sujeito a acidentes, mas é errado pensar que as lesões e o desgaste não ocorrem. É a ergonomia física que permite que os materiais com que trabalha respeitem as suas características anatómicas e que, assim, evite um desgaste e lesões desnecessários.

Por isso, é importante investir em todas as ferramentas que ajudem a tornar o seu trabalho mais confortável e seguro. Se, por exemplo, passa muito tempo ao computador, é importante pensar se tem o teclado e rato ideais para si. À primeira vista, investir neste tipo de material pode parecer desnecessário. Mas, na realidade, ele pode ser o parceiro certo para evitar problemas como mialgias, artrites ou tendinites.

Se quiser saber mais sobre este assunto, leia o nosso artigo sobre ergonomia no escritório.

3. Torne o seu espaço realmente seu!

Não é segredo que somos influenciados por tudo o que está à nossa volta. Isto inclui pessoas e objetos. Deste modo, é fácil perceber a importância da decoração para o nosso conforto e felicidade. 

Não é por se tratar de um escritório que as regras mudam. Como em qualquer outro ambiente, a decoração e organização do espaço contribui em muito para o seu bem-estar, podendo transmitir sentimentos de calma e tranquilidade.

Por isso, se a sua empresa o permitir, sugerimos-lhe que aproveite para decorar o ambiente de uma maneira que seja agradável para si. Dependendo do espaço de que dispõe, ter quadros, colagens, desenhos dos seus filhos, fotografias de familiares ou amigos, são uma excelente forma de se sentir em casa.

Para além da decoração, lembre-se da importância da organização. Organizar o espaço à sua maneira é algo que pode ajudá-lo a ser mais produtivo e a sentir-se melhor no trabalho.